Бухгалтерия
СОП №24: Журнал хозяйственных операций
Тема №1. Организация учёта и документооборота
1Область применения
Стандарт требует, чтобы журнал хозяйственных операций клиники был хронологическим следом фактов: дата, документ, содержание, сумма, счета. Журнал строится из учётной базы, но проверяется на полноту: нет операции «только в Excel управленца». Ручная строка без первички в журнал не попадает.
Ежедневно по мере проведения документов и обязательно при закрытии месяца как контрольная выгрузка. Управленческие прикидки живут отдельно и журнал не подменяют.
2Цель СОП
- Видеть все операции периода в одном хронологическом списке.
- Найти документ по строке журнала без догадок.
- Поймать проводки без ссылки на первичку.
3Термины и определения
- Строка журнала - одна хозяйственная операция с датой, номером документа и корреспонденцией.
- Содержание операции - формулировка факта: «оплата этапа плана», «приход композита», не «прочее».
- Хронология - порядок по дате факта и номеру, не по моменту, когда бухгалтер сел за базу.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Форма выгрузки журнала из базы с обязательными полями.
- Правило формулировок содержания для типовых операций клиники.
- Фильтр «без документа» для ловли ручных проводок.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Настройте, чтобы каждый проводимый документ писал строку автоматически. Ручной ввод операции разрешите только старшему бухгалтеру и только со ссылкой на акт или справку.
6.2. Выполнение
В конце дня выгрузите журнал смены или дня и сверните с пакетом документов: касса, банк, акты, склад. Строка без документа: стоп, разбор. Документ без строки: повторное проведение, не «завтра». Содержание «прочее» на выручку кресла замените на тип услуги и смену.
Если строки нет в журнале, для учёта события не было. Управленческий файл рядом не считается журналом.
6.3. Контроль
При закрытии месяца журнал периода: дыры в датах, ручные строки, операции между юрлицами без основания. Журнал сохраните в архив месяца вместе с обороткой.
- Не добавляйте в журнал операции без первичного документа «для красоты P&L».
- Не ведите настоящий учёт в отдельной таблице, оставляя базу неполной.