Бухгалтерия
СОП №23: Исправление ошибок в учёте
Тема №1. Организация учёта и документооборота
1Область применения
Стандарт описывает исправление ошибок: сторно, исправительный документ, дата обнаружения, существенность по политике. Удалить проведённый документ «чтобы не видно было» нельзя. Ошибка в акте услуги не даёт бухгалтеру переписать план лечения: возвращается документ составителю.
Любое расхождение: сумма, дата, счёт, номенклатура, юрлицо, дубль. Найдена сама, кассиром, сверкой CRM, требованием ФНС или аудитором: маршрут один.
2Цель СОП
- Оставить след исправления, который можно объяснить.
- Не маскировать ошибку новой «правильной» суммой без сторно.
- Отделить ошибку учёта от события, которого не было.
3Термины и определения
- Ошибка учёта - неверное отражение уже существующего факта: сумма, счёт, период, аналитика.
- Сторно - обратная запись, которая отменяет неверный оборот, сохраняя историю.
- Исправительный документ - первичка или бухгалтерская справка, которая вводит верные данные после сторно.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Правило политики о существенности и периоде исправления.
- Журнал ошибок: что, кто нашёл, как исправили, кто проверил.
- Шаблоны бухгалтерской справки и сторно.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Зафиксируйте, какой факт был на самом деле: Z-отчёт, выписка, акт, УПД. Если факта не было, это не исправление, а запрет проводки. Не просите врача задним числом сменить услугу в плане, чтобы оправдать чек.
6.2. Выполнение
Опишите ошибку в журнале. Сторнируйте неверную запись. Введите верную по документу. Если период закрыт: идите по правилу политики и исключению периода, не открывайте месяц молча. Сообщите старшему бухгалтеру, если ошибка бьёт в уже отданную управленческую цифру.
Ошибку сторнирую и документирую. Удалить след и «нарисовать как надо» нельзя, даже если сумма маленькая.
6.3. Контроль
Ежемесячно журнал ошибок: повтор одной кассы, одной номенклатуры, одного логина. Удаление документа из базы вместо сторно: инцидент. Исправление, которое меняет клинический план: откат, документ возвращают врачу.
- Не удаляйте проведённые документы из базы, чтобы скрыть ошибку.
- Не создавайте «удобную» первичку задним числом, которой не было у кассира или поставщика.