СОП №25: Подпись и печать на документах

Стандарт задаёт, чья подпись и какая печать нужны на актах, справках, платёжках, доверенностях и внутренних актах клиники. Факсимиле и «подпишите за главврача, он в кресле» для бухгалтерской первички не работают, если это не закреплено приказом и доверенностью. Печать не хранят в ящике ресепшена без учёта.

Все документы, которые бухгалтер принимает в учёт или выпускает от юрлица. Электронная подпись приравнена к живой в контуре ЭДО и банк-клиента по правилам этих систем.

• Принимать документы только от лиц, имеющих право подписи.
• Учесть выдачу и возврат печати и токена ЭП.
• Не подписывать бухгалтерские формы за врача, кассира или директора.

• Право подписи - приказ или доверенность с перечнем документов и сроком.
• Печать юрлица - клише, закреплённое за ответственным; оттиск без учёта выдачи недействителен внутри клиники.
• Факсимиле - штамп подписи, который для учёта допустим только если это прямо разрешено политикой и контрагентом.

• Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
• Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
• Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
• Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

• Приказы о праве подписи и образцы подписей.
• Журнал выдачи печати и токенов ЭП.
• Список документов, где достаточно подписи кассира, врача, бухгалтера, директора.