Бухгалтерия
СОП №26: Доверенности на подпись
Тема №1. Организация учёта и документооборота
1Область применения
Стандарт описывает доверенности клиники: банк, получение товара, сдача отчётности, подпись актов с поставщиками, представление в ФНС. Доверенность регистрируют, хранят, отзывают в день увольнения. Бухгалтер не работает по чужой доверенности и не выдаёт себе право подписи устно.
До первого действия, которое лицо совершает от имени юрлица вне своей трудовой функции. Генеральная «на всё» без срока и перечня в клинике не используется.
2Цель СОП
- Иметь реестр живых доверенностей с датой окончания.
- Отозвать доверенность в день, когда человек ушёл из клиники или сменил роль.
- Не принимать акт и товар по доверенности, которой нет в реестре.
3Термины и определения
- Доверенность - письменное полномочие с перечнем действий, сроком и лицом.
- Реестр доверенностей - таблица: номер, кому, на что, срок, отзыв, где оригинал.
- Отзыв - документ, который прекращает полномочие, плюс уведомление банка, поставщика, оператора если нужно.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Шаблоны доверенностей под банк, товар, отчётность, акты.
- Реестр и папка оригиналов.
- Чек-лист отзыва при увольнении.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Раз в месяц проверьте сроки. Доверенности, которые истекают за 14 дней, отдайте директору на продление или отзыв. Сверьте список с кадровыми приказами: уволенные должны быть уже отозваны.
6.2. Выполнение
Новая доверенность: номер, строка реестра, скан, оригинал в папку, копия держателю. Приём товара и подпись акта: сверьте паспорт и номер доверенности. Увольнение: отзыв, письмо банку и поставщикам из списка, изъятие оригинала. В учёте не проводите документ, подписанный после даты отзыва.
Полномочие только из реестра. Устная фраза директора «пусть бухгалтер подпишет» доверенностью не является.
6.3. Контроль
Квартальная ревизия: живые доверенности на уволенных, действия вне перечня, одна доверенность «на всё». Находка: немедленный отзыв и доклад директору.
- Не подписывайте документы клиники вне текста своей доверенности или приказа.
- Не оставляйте отозванную доверенность у администратора «ещё пригодится на складе».