СОП №29: Запрос документов у администратора и врача

Стандарт описывает, как бухгалтер запрашивает у администратора и врача недостающую первичку: акт услуги, подпись на договоре комплекса, объяснение кассового расхождения, акт списания материала, основание скидки. Запрос письменный, со сроком и номером. Бухгалтер не забирает наличные «заодно» и не правит план в карте, стоя у кресла.

Любой некомплект, который блокирует проводку дня или месяца. Повторный запрос и эскалация управляющему, если срок вышел. Учебные вопросы врачу по клинике в этот контур не входят.

• Получить конкретный документ, а не обещание «вечером пришлю».
• Оставить след запроса: кому, когда, что, срок.
• Эскалировать молчание смены, не додумывая проводку.

• Запрос - письменная заявка с перечнем документов, периодом, суммой если известна, сроком ответа.
• Адресат - администратор смены, старший администратор или врач, который должен подписать акт.
• Эскалация запроса - передача управляющему, когда срок ответа вышел или пришёл некомплект повторно.

• Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
• Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
• Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
• Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

• Шаблон запроса и журнал исходящих запросов.
• График документооборота со сроками.
• Лист эскалации: старший администратор, управляющий.