Бухгалтерия
СОП №169: Запрет правок «задним числом» без акта
Тема №6. Внутренний контроль и аудит
1Область применения
Стандарт запрещает тихие правки закрытого дня и закрытого месяца: дата операции меняется только актом, дата правки остаётся сегодняшней. Заднее число без следа ломает кассу, налоги и любой аудит.
Любая попытка изменить сумму, дату, статью, чек или визит в уже сверенном дне или закрытом периоде.
2Цель СОП
- Оставить закрытый день неизменным, пока нет акта на исправление.
- Разделить дату факта и дату исправления, чтобы журнал был честным.
- Не чинить выручку и кассу прошлого, подгоняя их под новую историю смены.
3Термины и определения
- Заднее число - установка даты операции в прошлом так, будто правки сегодня не было.
- Закрытый день - день после сверки кассы и учёта или после Z-отчёта по правилу клиники.
- Акт на правку периода - документ: почему открываем день или месяц, что меняем, кто разрешил.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Знайте, какие дни и месяцы закрыты. Права менять дату в базе должны быть узкими. Запрос смены «поставьте вчера, пациент вспомнил» без акта отклоняется.
6.2. Выполнение
Запрос на правку закрытого дня: акт, сумма, причина, разрешение старшего бухгалтера или директора по порогу. В базе дата изменения сегодня, исходный документ виден, сторно и новая строка связаны. Налоговая и кассовая логика не должны расходиться: фискальный чек задним числом бухгалтер не обещает.
Закрытый день не переписывают. Если ошибка нашлась, правим сегодня со ссылкой на акт, а не «ставим вчерашнюю дату и забываем».
6.3. Контроль
Журнал изменений фильтруйте по дате документа ≠ дате правки. Такие строки без акта это флаги. Повтор одного пользователя это вопрос доступа.
- Не меняйте дату и сумму закрытого дня без акта.
- Не обещайте администратору «проведём вчерашним», чтобы скрыть пробитие мимо смены.