Бухгалтерия
СОП №170: Инвентаризация расчётов
Тема №6. Внутренний контроль и аудит
1Область применения
Стандарт описывает инвентаризацию расчётов: пациенты, врачи, поставщики, подотчёт, собственник. Сальдо в базе без подтверждения второй стороны это гипотеза, не долг.
Перед годовым закрытием, при смене бухгалтера, при серии флагов по контрагенту, выборочно ежеквартально по крупным сальдо.
2Цель СОП
- Подтвердить крупные сальдо актом сверки или выборкой документов, а не «у нас так в 1С».
- Найти мёртвые долги и лишние кредиторы до того, как на них начислят процент врача или оплатят дважды.
- Не закрывать год с неподтверждёнными расчётами выше порога.
3Термины и определения
- Инвентаризация расчётов - сверка сальдо с документами и, где возможно, с контрагентом или пациентской картой.
- Неподтверждённое сальдо - сумма в учёте без акта, без договора или без следа в CRM и кассе.
- Акт сверки - документ с контрагентом или внутренний акт по пациентам и врачам, где внешний акт невозможен.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Выгрузите сальдо по покупателям, поставщикам, врачам, подотчёту, расчётам с собственником. Отсортируйте по сумме. Подготовьте шаблон акта и выборку первички.
6.2. Выполнение
По крупным поставщикам запросите акт сверки. По врачам сверьте ведомости выплат и удержаний. По пациентам выборочно бейте карту, кассу и учёт. Подотчёт без авансовых это флаг. Расхождение оформите актом инвентаризации: доначислить, списать по решению директора, уточнить. Молчаливую подгонку сальдо не делайте.
Сальдо существует, когда его подтверждают документы и вторая сторона. Цифра в базе без сверки в инвентаризацию не проходит.
6.3. Контроль
Акт инвентаризации расчётов входит в годовой пакет и в пакет смены бухгалтера. Неподтверждённый остаток выше порога блокирует «чистый» отчёт собственнику.
- Не обнуляйте сальдо, чтобы инвентаризация «сошлась», без акта директора.
- Не принимайте сальдо врача или поставщика только со слов управляющего.