К содержанию

Бухгалтерия

СОП №95: Зачёт аванса

Тема №4. Расчёты с персоналом и контрагентами

  1. 1Область применения

    Стандарт описывает, как бухгалтер закрывает аванс поставщику против акта и накладной. Зачёт не делается «на глаз» и не оставляется до конца года. Частичная поставка закрывает аванс частично. Остаток аванса живёт в карточке, пока не поставлен товар или не возвращён.

    Каждый приход товара или акт услуги, по которым ранее ушёл аванс.

  2. 2Цель СОП

    • Связать конкретный аванс с конкретным закрывающим документом.
    • Не обнулять аванс пакетом, если поставка закрыла только часть суммы.
    • Вовремя требовать возврат незачтённого остатка.

  3. 3Термины и определения

    • Зачёт аванса - уменьшение дебиторки поставщика на сумму принятого акта или накладной.
    • Частичный зачёт - закрытие аванса в сумме фактической поставки, остаток остаётся открытым.
    • Возврат аванса - обратный платёж поставщика или зачёт в счёт другой поставки по письму сторон.

  4. 4Ответственные лица

    • Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
    • Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
    • Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
    • Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

  5. 5Материалы и оборудование

    • Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
    • Папка первичных документов и реестр договоров.
    • График документооборота и календарь отчётности.

  6. 6Алгоритм действий бухгалтера

    6.1. Подготовка

    Откройте карточку аванса, акт, накладную, приёмку. Сверьте номенклатуру с тем, за что платили. Не зачитывайте аванс за импланты актом на канцтовары.

    6.2. Выполнение

    Проведите зачёт на сумму принятых документов. Отразите остаток. Если поставщик просит зачесть «в счёт следующей поставки», возьмите письмо и не смешивайте договоры без основания. Возврат остатка поставьте в календарь как входящий контроль.

    Акт на восемьдесят, аванс был на сто. Зачитываю восемьдесят, двадцать остаются авансом, а не «почти закрыли».

    6.3. Контроль

    На закрытии месяца ведомость авансов: дата, сумма, зачтено, остаток, срок. Аванс старше срока без зачёта и без претензии: ошибка учёта, не «рабочий процесс».

    • Не зачитывайте аванс полной суммой, если акт закрыл только часть.
    • Не закрывайте аванс одного договора документами другого поставщика или другого предмета.
СОП №94: Аванс поставщикуСОП №96: Претензия поставщику