Бухгалтерия
СОП №94: Аванс поставщику
Тема №4. Расчёты с персоналом и контрагентами
1Область применения
Стандарт задаёт предоплату поставщику как отдельную операцию: договор с условием аванса, счёт на предоплату, лимит, срок поставки. Аванс не «просто оплатили раньше». Без условия в договоре аванс не уходит. Бухгалтер помечает сумму как задолженность поставщика, а не как расход месяца.
Любая оплата до получения товара, работы или закрывающего акта, включая лабораторию и заказ имплантов.
2Цель СОП
- Не прятать предоплату в затратах месяца.
- Ограничить аванс условием договора и сроком закрытия.
- Видеть открытые авансы списком, а не вспоминать их по выписке.
3Термины и определения
- Аванс поставщику - деньги, ушедшие до поставки и акта, числящиеся как дебиторка поставщика.
- Счёт на предоплату - документ с пометкой аванса, суммой и сроком поставки.
- Лимит аванса - доля или сумма, которую директор утвердил для этого типа закупок.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Проверьте, что договор разрешает предоплату, есть счёт на аванс и срок. Сверьте лимит. Для дорогого оборудования отдельно подтверждение директора, не «управляющий уже договорился».
6.2. Выполнение
Проведите платёж как аванс, повесьте на карточку контрагента дату ожидаемого закрытия. Напомните поставщику и снабжению срок. Если срок вышел, а поставки нет, не делайте новый аванс поверх старого.
Это аванс, не закупка. В затраты не сажаю, пока нет прихода и акта. Срок поставки виден в карточке.
6.3. Контроль
Еженедельный список открытых авансов: контрагент, сумма, срок, кто отвечает за поставку. Просроченный аванс выходит в претензию или возврат, не в «подождём».
- Не проводите предоплату как расход месяца без поставки.
- Не давайте новый аванс, пока предыдущий этому поставщику не закрыт или не объяснён письменно.