СОП №96: Претензия поставщику

Стандарт задаёт финансовую претензию поставщику: недопоставка, брак, срыв срока, незакрытый аванс, неверные закрывающие. Бухгалтер собирает цифры и документы, текст претензии согласует с директором. Чат «ну когда закроете» претензией не является и срок давности не сохраняет.

Расхождения по количеству, качеству, сроку, сумме и незакрытым авансам, которые не исправили в разумный срок поставки.

• Зафиксировать сумму претензии и основание пакетом документов.
• Не продолжать оплату этому поставщику, пока претензия открыта, если директор не решил иначе.
• Довести претензию до возврата, зачёта, исправления или решения суда, а не бросить в папке.

• Претензия - письменное требование с суммой, сроком ответа и приложениями: договоры, акты, фото, переписка.
• Сумма претензии - деньги к возврату, допоставке или скидке, посчитанные по документам, не «примерно».
• Открытая претензия - статус в карточке контрагента, который блокирует новые авансы.

• Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
• Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
• Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
• Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

• Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
• Папка первичных документов и реестр договоров.
• График документооборота и календарь отчётности.