Бухгалтерия
СОП №69: Возврат по карте
Тема №3. Кассовая дисциплина и контроль операций
1Область применения
Стандарт задаёт возврат безналичной оплаты на ту же карту и с фискальным чеком возврата. Возврат «наличными, так проще» и возврат на карту администратора запрещены. Бухгалтер проводит возврат в учёте и не выдаёт купюры из ящика вместо банка.
Любой возврат, если исходная оплата была картой, виджетом или иным безналом, кроме случая, когда письменное правило клиники и закон прямо требуют иной путь.
2Цель СОП
- Возврат идёт в исходный безналичный контур, а не в карман и не в чужую карту.
- Чек возврата связан с исходным чеком прихода.
- Сумма возврата не больше оплаченного и не «с запасом за моральный вред» без решения директора.
3Термины и определения
- Возврат по карте - отмена или возврат безналичной операции на карту плательщика.
- Исходный чек - фискальный документ оплаты, без которого возврат слепой.
- Чек возврата прихода - фискальный документ на возврат денег пациенту.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Найдите исходный чек, способ оплаты, сумму, основание возврата и решение уполномоченного. Проверьте, что этап в CRM соответствует возврату, а не «вернём, план потом поправим». Терминал и ККТ должны уметь возврат, а не только новую продажу с минусом в голове.
6.2. Выполнение
Проведите возврат в ККТ и в терминале или платёжном сервисе. В учёте снимите выручку или аванс по основанию. Если банк вернёт позже, не закрывайте кассовую дыру купюрами. Разницу себе не оставляйте и пациенту «сверху за неудобство» из ящика не добавляйте без приказа.
Картой платили - картой возвращаем. Наличные из ящика «чтобы пациент не ждал банк» я не выдаю и на свою карту не перевожу.
6.3. Контроль
Сверьте возвраты ККТ, реестр банка и решения о возврате. Возврат на другую карту, возврат налом при безнальной оплате без правила и возврат без исходного чека - разбор.
- Не выдавайте наличные из кассы вместо возврата на карту.
- Не переводите возврат на карту сотрудника или на свою карту.