Бухгалтерия
СОП №12: Внутренние акты и справки
Тема №1. Организация учёта и документооборота
1Область применения
Стандарт описывает внутренние акты и справки бухгалтерии: расхождение кассы и CRM, недостача материала кабинета, зачёт аванса пациента, справка о задолженности, акт ввода остатков, служебная записка о некомплекте смены. Внутренний акт не заменяет первичку сторонней сделки и не «рисует» выручку.
Когда факта нет во внешнем документе, но его нужно зафиксировать внутри клиники. Справка пациенту об оплате для налогового вычета оформляется по отдельному контуру и не подменяет акт услуги.
2Цель СОП
- Оформить внутренний факт датой события, с суммой, причиной и подписями.
- Не закрывать дыру в кассе или складе справкой без разбора.
- Хранить акты в периоде наравне с внешней первичкой.
3Термины и определения
- Внутренний акт - документ клиники о факте, который возник внутри: расхождение, зачёт, ввод, списание по комиссии.
- Справка бухгалтерии - выписка из учёта без изменения остатков, пока на её основании не создан отдельный документ проводки.
- Комиссия - состав, который директор назначил подписывать расхождения кассы, склада и порчи.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Шаблоны актов расхождения, зачёта аванса, ввода остатков.
- Приказ о комиссии клиники.
- Журнал внутренних актов с номерами.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
До оформления соберите приложения: отчёт смены, выгрузка CRM, пересчёт кассы, объяснение кассира. Если не хватает подписи кассира или старшего смены, акт не пишите «за них».
6.2. Выполнение
Заполните шаблон: что произошло, на какую сумму, какие счета затронет, кто виноват по фактам, не по догадке. Проводку сделайте после подписей комиссии, не до. Справку о долге пациента берите из базы после сверки, не с потолка «мне администратор сказал».
Акт расхождения описывает факт, а не удобную сумму. Справкой я не создаю выручку и не гашу кассу.
6.3. Контроль
Ежемесячно список внутренних актов: нет ли акта без приложений, нет ли справки, по которой уже провели деньги. Акт, который правит план лечения или ставит другую услугу: вернуть, это не зона бухгалтера.
- Не проводите недостачу, излишек или зачёт одним комментарием в базе без внутреннего акта.
- Не используйте внутреннюю справку вместо кассового чека или банковской выписки.