Бухгалтерия
СОП №13: Реестр договоров
Тема №1. Организация учёта и документооборота
1Область применения
Стандарт требует вести реестр договоров, по которым клиника платит и получает деньги: аренда, лаборатория, поставка имплантов и материалов, эквайринг, охрана, IT, договоры с врачами на расчёт, договоры с пациентами на комплексное лечение там, где клиника их регистрирует отдельно. Оплата «по счёту без договора» в реестре видна как исключение, не как норма.
До первой оплаты и до первого акта по новому контрагенту. Массовые короткие договоры приёма на стойке учитывают по правилу клиники, но поставщики и аренда без строки реестра не закрываются.
2Цель СОП
- Видеть статус: проект, подписан, допник, истёк, расторгнут.
- Не платить и не проводить акт вне срока и предмета договора.
- Связать договор, УПД и платёж одним номером строки.
3Термины и определения
- Строка реестра - один договор: стороны, предмет, срок, лимит если есть, папка файла, ответственный.
- Допник - изменение суммы, срока или предмета; без строки допника действует прежняя редакция.
- Исключение без договора - письменное разрешение директора на разовую операцию с датой и суммой.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Таблица реестра с фильтром по юрлицу и статусу.
- Папка подписанных PDF и сканов с тем же номером, что в реестре.
- Шаблон заявки на исключение.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Утром проверьте входящие счета и УПД: есть ли договор и не истёк ли срок. Истекающие за 30 дней отдайте управляющему, не ждите сюрприза в день оплаты аренды.
6.2. Выполнение
Новый договор: строка до первой операции, файл в папку, аналитика в базе на этот договор. Акт и УПД проводите только если период и предмет совпали. Истёк срок: остановите проводки, запросите допник. Договор с пациентом на комплекс не переписывайте: бухгалтер не меняет этапы лечения в тексте.
Нет строки в реестре - нет платежа и нет акта в учёте. Счёт лаборатории без договора директор подписывает отдельно, не я «так принято».
6.3. Контроль
Ежемесячно сверка: платежи без договора, договоры без движения, два действующих договора на один и тот же предмет с одним поставщиком. Расхождение отдайте директору списком, не гасите «проводкой на служебный счёт».
- Не проводите оплату поставщику или лаборатории без строки реестра или письменного исключения директора.
- Не храните договоры только в личной почте бухгалтера без реестра клиники.