К содержанию

Бухгалтерия

СОП №14: Учётная база и CRM: сверка

Тема №1. Организация учёта и документооборота

  1. 1Область применения

    Стандарт задаёт сверку учётной базы и CRM: оказанные и оплаченные услуги, авансы, возвраты, скидки, привязка к смене кассы. CRM показывает маршрут пациента, учёт показывает деньги и акты. Бухгалтер не правит этапы плана в CRM, чтобы «сошлось с 1С».

    Ежедневно по кассовому дню и не реже недели по незакрытым авансам и услугам без акта. Филиалы сверяют отдельно, затем консолидируют.

  2. 2Цель СОП

    • Найти услуги в статусе «выполнено» без акта и без выручки.
    • Найти оплату без привязки к пациенту и смене.
    • Закрыть разрыв аванс в CRM против аванса на счетах учёта.

  3. 3Термины и определения

    • Разрыв сверки - сумма или количество услуг, которые есть в одной системе и отсутствуют в другой.
    • Статус CRM - выполнен, оплачен, аванс, отменён: сам по себе не проводка.
    • Ключ сверки - дата смены, филиал, идентификатор пациента или договора, сумма.

  4. 4Ответственные лица

    • Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
    • Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
    • Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
    • Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

  5. 5Материалы и оборудование

    • Выгрузка CRM за день и период: услуги, оплаты, авансы, скидки.
    • Обороты учёта по выручке, авансам и кассе за те же ключи.
    • Форма протокола сверки с графой «причина разрыва».

  6. 6Алгоритм действий бухгалтера

    6.1. Подготовка

    До сверки закройте кассовый день по документам смены, не наоборот. Выгрузите CRM тем же интервалом смены, что Z-отчёт. Отфильтруйте тестовые карты и внутренние приёмы, если клиника их маркирует.

    6.2. Выполнение

    Сложите выручку, авансы, возвраты. Расхождение разберите построчно: нет акта, неверная номенклатура, оплата не на то юрлицо, скидка без основания. Запросите документ у смены. В CRM сами статусы не меняйте и план не сокращайте. В учёте проведите только после первички.

    Сверяю деньги и акты, план лечения не трогаю. Если в CRM другой зуб, это вопрос врачу и стойке, не повод править карту из бухгалтерии.

    6.3. Контроль

    Еженедельный протокол: открытые разрывы старше трёх рабочих дней. Повтор одного и того же кассира или врача: эскалация управляющему. «Подогнать» учёт под CRM без акта запрещено тем же протоколом.

    • Не исправляйте план лечения и диагнозы в CRM, чтобы свести сверку.
    • Не закрывайте разрыв ручной проводкой без первичного документа.
СОП №13: Реестр договоровСОП №15: Кодификация услуг и номенклатура