Бухгалтерия
СОП №15: Кодификация услуг и номенклатура
Тема №1. Организация учёта и документооборота
1Область применения
Стандарт описывает справочник услуг и материалов: код, наименование для акта и чека, единица, связь с прайсом и CRM, отделение работы от товара. Код не меняет клинический смысл плана: бухгалтер не переименовывает «удаление» в «консультацию», чтобы проще пробить чек.
При добавлении позиции прайса, новой методике, набора импланта, лаборатории под ключ и при расхождении названия в CRM и в учёте. Старые коды не удаляют, если по ним были акты.
2Цель СОП
- Дать одной услуге один код во всех контурах: прайс, CRM, касса, учёт.
- Отделить материал и работу, чтобы склад и выручка не смешивались.
- Запретить самовольные названия «для чека» без заявки на справочник.
3Термины и определения
- Код номенклатуры - устойчивый идентификатор позиции, который не переиспользуют для другой сути.
- Клиническое наименование - название из прайса и плана врача; в акте его не упрощают до «лечение».
- Группа учёта - признак: услуга, материал, набор, посредническая лаборатория.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Таблица соответствия кодов CRM, кассы и учётной базы.
- Заявка на новую позицию с подписью главврача на клиническое имя.
- Правило архивации старого кода без удаления истории.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Перед новой позицией проверьте, нет ли уже кода с той же сутью. Сверьте, материал это или работа: имплант на складе не должен жить как услуга выручки. Для лаборатории отделите входную услугу лаборатории и то, что клиника выставляет пациенту, если так устроена модель.
6.2. Выполнение
Заведите код после заявки, проставьте группу, счета учёта, признак НДС по политике. Обновите соответствие CRM. Сообщите кассе новый код. Расхождение в уже выданном акте: исправление документа по правилам ошибок, не переименование всей номенклатуры задним числом.
Код завожу по заявке, не «чтобы чек короче». Название услуги в акте совпадает с прайсом, я его не выдумываю.
6.3. Контроль
Ежемесячно найдите продажи без кода, ручные названия в чеке и позиции, которые врач добавил текстом в план без справочника. Такие строки не проводятся как выручка, пока нет кода и акта с прайсовым именем.
- Не меняйте клиническое наименование услуги в справочнике, чтобы обойти план врача.
- Не удаляйте код, по которому уже есть акты и чеки, подменяя историю новой позицией с тем же номером.