Бухгалтерия
СОП №16: Смена учётной программы
Тема №1. Организация учёта и документооборота
1Область применения
Стандарт описывает перевод клиники на другую учётную программу: дата отсечения, акт остатков, перенос справочников, параллельный контур, запрет «уже работаем в новой, старую бросили без сверки». Смена программы не повод переписать историю выручки и не повод кассиру остаться без сверки дня.
При смене 1С, смене облака, разделении баз юрлиц и при переносе с таблиц в учётную систему. Мини-обновление релиза без смены продукта этим СОП не закрывается, но копия базы перед ним обязательна по СОП резервирования.
2Цель СОП
- Зафиксировать остатки на дату отсечения подписями.
- Перенести справочники договоров, номенклатуры и контрагентов без потери кодов.
- Провести контрольный месяц, пока старая база ещё доступна на чтение.
3Термины и определения
- Дата отсечения - последний день, когда хозяйственные операции проводят в старой базе.
- Акт остатков - подписанная ведомость денег, расчётов, запасов и ОС, с которой стартует новая база.
- Параллельный период - срок, когда сверка идёт по обеим базам, а первичку не размазывают между ними.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- План перехода с датой отсечения и ответственными.
- Выгрузки остатков и справочников.
- Чек-лист контрольных оборотов: касса, банк, выручка, авансы, поставщики.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Закройте период до отсечения: вся первичка в старой базе, сверка CRM и кассы сдана. Снимите резервные копии. Согласуйте, кто в дни перехода принимает кассу: это кассир, бухгалтер на стойку не садится.
6.2. Выполнение
В дату отсечения зафиксируйте остатки, перенесите в новую базу, пробейте контрольные суммы. Операции после даты - только в новой. Расхождения переноса оформите актом, не «подкрутите» вручную без списка. Параллельный период: ежедневная сверка кассы и банка по двум выгрузкам, пока директор не снимет старую базу с контроля.
Новая база начинается с акта остатков. Пока акт не подписан, я не бросаю старую и не изобретаю входящие сальдо.
6.3. Контроль
Через месяц сравните обороты ключевых счетов и количество документов. Потерянный акт услуг или дубль выручки: разбор до следующего закрытия. Доступ на запись в старую базу после отсечения закрывают.
- Не начинайте рабочий учёт в новой программе без подписанного акта остатков.
- Не проводите одну и ту же смену кассы в двух базах как две выручки.