СОП №11: Срок хранения документов

Стандарт фиксирует сроки хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов клиники и запрет уничтожать папку «чтобы освободить шкаф». Срок считают от конца периода, к которому документ относится, с запасом, если идёт проверка или спор. Снимки и медкарты живут по своим правилам, бухгалтер их не утилизирует.

Перед любым уничтожением, передачей на сторону и при переезде клиники. Идёт выездная проверка, требование, суд или не закрыт спор с пациентом по оплате: срок не истекает «по календарю шкафа».

• Знать минимальный срок по каждому типу: первичка, отчётность, кадры, ЭП и ЭДО.
• Уничтожать только по акту комиссии после проверки, что срок вышел и спора нет.
• Не трогать медицинский архив руками бухгалтера.

• Срок хранения - минимальный период, пока документ нельзя уничтожать, считая от конца отчётного года или события.
• Акт уничтожения - документ комиссии: перечень, период, способ, подписи, запрет «вынести на помойку без описи».
• Приостановление срока - запрет уничтожения, пока открыты проверка, требование или спор по суммам.

• Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
• Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
• Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
• Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

• Таблица сроков по типам документов клиники.
• Календарь ближайших сроков, которые истекают в этом году.
• Форма акта комиссии на уничтожение.