Бухгалтерия
СОП №10: Архив бухгалтерских документов
Тема №1. Организация учёта и документооборота
1Область применения
Стандарт описывает архив бухгалтерии клиники: бумажные папки по периодам и юрлицам, электронный архив сканов и ЭДО, опись коробок, кто имеет право выдачи. Медицинские карты в бухгалтерский архив не складывают. Архив - не шкаф в ординаторской «пока есть место».
После закрытия месяца документы текущего периода переводятся в архивный контур по графику. Выдача из архива только под запись.
2Цель СОП
- Собрать комплект периода: касса, банк, акты, УПД, расчёты, закрытие.
- Найти документ по описи без разбора всей коробки.
- Фиксировать, кто изъял подлинник и когда вернул.
3Термины и определения
- Архивный комплект периода - опись плюс подлинники и электронные файлы одного месяца или года.
- Опись - список папок и коробок: период, юрлицо, тип документов, место.
- Выдача из архива - запись: кому, зачем, срок возврата, отметка о возврате.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Помещение или запираемый шкаф архива, не проходной ресепшен.
- Форма описи и журнал выдачи.
- Электронный каталог, совпадающий с бумажными коробками.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
После закрытия месяца соберите комплект по чек-листу: кассовая папка, банк, акты услуг, поставщики, зарплата, служебные акты. Сверьте, что электронный архив содержит те же номера, что журнал регистрации.
6.2. Выполнение
Сшейте или сложите по типам, заполните опись, поставьте коробку на место из схемы. Электронные файлы сложите в каталог периода. Выдача: запись в журнале, копия остаётся, подлинник возвращается в срок. Потеря: акт и доклад, не «распечатаем заново и забудем».
Нет описи - это склад макулатуры, не архив. Подлинник из коробки без записи не уходит даже директору.
6.3. Контроль
Раз в квартал выборочно достаньте три номера из описи. Нет документа или расхождение скана и подлинника: инвентаризация коробки до конца недели. Посторонний доступ в шкаф без журнала: смена замка и разбор.
- Не выдавайте подлинники без записи в журнале архива.
- Не смешивайте медицинские карты и бухгалтерские папки в одной коробке.