Бухгалтерия
СОП №9: Резервное копирование учётных данных
Тема №1. Организация учёта и документооборота
1Область применения
Стандарт задаёт резервное копирование учётной базы, выгрузок ЭДО, банк-клиента и сканов первички. Копия, которая лежит только на ноутбуке бухгалтера, резервом не считается. Проверка восстановления обязательна, иначе бэкап - файл «для спокойствия».
Каждый рабочий день для базы и не реже недели для архива сканов. Перед обновлением программы и закрытием года - внеплановая копия.
2Цель СОП
- Иметь копию не старше одного рабочего дня на носителе вне компьютера бухгалтера.
- Раз в месяц подтвердить, что копию можно открыть.
- Знать, кто восстанавливает базу и сколько часов на это заложено.
3Термины и определения
- Резервная копия - файл или снимок базы с датой, хранящийся вне рабочего диска учётки.
- Проверка восстановления - контрольное открытие копии в тестовой среде с фиксацией результата.
- Точка отката - последняя копия, с которой клиника готова продолжить учёт.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Регламент копирования: время, место, ответственный, срок хранения копий.
- Отдельное хранилище или облако клиники, не личный Яндекс.Диск.
- Журнал успешных копий и тестов восстановления.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Проверьте, что ночное копирование сработало, размер файла не нулевой, дата свежая. Перед обновлением 1С сделайте именованную копию «до обновления». Ключи от хранилища не держите в том же письме, что и пароль базы.
6.2. Выполнение
Снимите дневную копию по регламенту, отметьте журнал. Раз в месяц восстановите копию на копии базы и сверните число документов с рабочей. Сбой копирования: не продолжайте «потом», эскалируйте IT и директору в тот же день.
Копия, которую нельзя открыть, равна нулю. Я не закрываю месяц, если в журнале бэкапов дыра больше суток.
6.3. Контроль
Еженедельно смотрите журнал: пропуски, копии меньше обычного, хранение только локально. Перед годовым закрытием две независимые копии. Увольнение бухгалтера: доступ к хранилищу отзывается вместе с доступом к базе.
- Не храните единственную копию базы на рабочем компьютере бухгалтера.
- Не считайте скрин «база открылась» проверкой восстановления без контрольного открытия копии.