К содержанию

Бухгалтерия

СОП №8: Разделение обязанностей бухгалтера

Тема №1. Организация учёта и документооборота

  1. 1Область применения

    Стандарт проводит границы: кассу принимает кассир, план лечения меняет врач, оплату поставщику подписывает директор или лицо по доверенности, бухгалтер фиксирует документы и контролирует комплект. Совмещение «сам принял деньги, сам провёл, сам выдал в банк» в клинике запрещено.

    Ежедневно, включая маленькую клинику, где штат короткий. Если людей мало, разделение держат по операциям и времени, а не «сегодня я и касса, и учёт».

  2. 2Цель СОП

    • Не дать одному человеку полный цикл: деньги, проводка, сверка с самим собой.
    • Зафиксировать, какие действия бухгалтеру прямо запрещены.
    • Описать, кто подменяет бухгалтера в отпуске без смешения с кассой.

  3. 3Термины и определения

    • Несовместимые обязанности - пары действий, которые нельзя закреплять за одним человеком в одном периоде.
    • Контур кассы - приём, выдача, Z-отчёт, инкассация: зона кассира и старшего смены.
    • Контур учёта - приём первички, проводка, сверка, закрытие периода: зона бухгалтера.

  4. 4Ответственные лица

    • Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
    • Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
    • Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
    • Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

  5. 5Материалы и оборудование

    • Матрица несовместимых обязанностей, подписанная директором.
    • График подмен отпуска с указанием, кто не имеет права сесть на кассу.
    • Список лиц с правом подписи платежей.

  6. 6Алгоритм действий бухгалтера

    6.1. Подготовка

    Проверьте матрицу: кто кассир смены, кто проводит банк, кто создаёт контрагентов, кто меняет номенклатуру. Если бухгалтер единственный в штате, назначьте контролёра сверки: старший бухгалтер сети, директор или внешний аудитор периода.

    6.2. Выполнение

    Ведите только свой контур. Расхождение кассы разбирайте по акту кассира, деньги сами не «довносите». Платёж поставщику готовьте по комплекту, подпись платежа не имитируйте. Подмена в отпуске: передача дел по акту, не общий логин.

    Я не принимаю наличные вместо кассира и не правлю план в карте. Моя зона: документ, проводка, сверка.

    6.3. Контроль

    Раз в месяц выборочно: кто создал контрагента, кто провёл кассу, кто отправил платёж. Совпадение всех трёх на одном человеке без письменного исключения директора: нарушение разделения.

    • Не принимайте и не выдавайте наличные вместо кассира, даже если стойка не справляется.
    • Не совмещайте создание поставщика, проведение его УПД и отправку ему платежа без второго контролёра.
СОП №7: Доступ к учётной базеСОП №9: Резервное копирование учётных данных