К содержанию

Бухгалтерия

СОП №7: Доступ к учётной базе

Тема №1. Организация учёта и документооборота

  1. 1Область применения

    Стандарт задаёт права в учётной базе: кто проводит, кто только смотрит, кто закрывает период, кто администрирует пользователей. Администратор стойки и врач в бухгалтерскую базу не входят. Общий логин «клиника» запрещён.

    При приёме бухгалтера, смене роли, увольнении, подключении аудитора и подрядной фирмы. Внешний консультант получает отдельную учётную запись с датой отключения.

  2. 2Цель СОП

    • Иметь именной доступ и след, кто изменил документ.
    • Снять права в день увольнения или смены роли.
    • Закрыть кассиру и врачу возможность править проводки.

  3. 3Термины и определения

    • Именная учётная запись - логин конкретного человека, не смены и не должности.
    • Роль в базе - набор прав: ввод первички, закрытие периода, банк, зарплата, только чтение.
    • Журнал изменений - служебная история документа: кто, когда, что поменял.

  4. 4Ответственные лица

    • Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
    • Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
    • Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
    • Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

  5. 5Материалы и оборудование

    • Матрица прав: роль, объекты, запреты.
    • Заявка директора на выдачу и отзыв доступа.
    • Список действующих учёток с датой последней ревизии.

  6. 6Алгоритм действий бухгалтера

    6.1. Подготовка

    Раз в месяц выгрузите список пользователей и сверните с табелем. Гости, старые аутсорсеры и «временно для отчёта» с доступом дольше срока заявки идут в отзыв в тот же день.

    6.2. Выполнение

    Новый доступ: заявка, роль по матрице, свой пароль, запрет передачи. Аудитору: чтение и срок. Увольнение: отзыв в день приказа, сдача ключа ЭП, проверка, что под его логином нет черновиков. Пароль директорской учётки не храните в таблице на общем диске.

    В базу вхожу под своей фамилией. Общий пароль на стикере у стойки - это не учёт, это дыра.

    6.3. Контроль

    Квартальная ревизия прав. Проводка под логином уволенного или под общим именем: инцидент, смена всех паролей роли, доклад директору. Не разбирайте это «потом, после отчётности».

    • Не выдавайте администратору или врачу право проводить бухгалтерские документы.
    • Не оставляйте доступ подрядчику после сдачи отчёта «на всякий случай».
СОП №6: Электронный документооборотСОП №8: Разделение обязанностей бухгалтера