СОП №6: Электронный документооборот

Стандарт описывает работу клиники в ЭДО: входящие УПД поставщиков имплантов, боров, лаборатории и аренды, исходящие документы юрлица, проверка подписи, сопоставление с приёмкой на складе. ЭДО не отменяет складскую приёмку: «подписали в Диадоке» не значит, что коробка доехала до кабинета.

Все контрагенты, с кем включён юридически значимый обмен. Бумажный дубль не проводится второй раз, если электронный экземпляр уже принят в учёт.

• Принимать входящие только с действующей подписью и реквизитами клиники.
• Связать УПД с фактом приёмки на складе до проводки запаса.
• Не оставить входящие «в черновиках оператора» к закрытию месяца.

• ЭДО - обмен юридически значимыми документами через оператора с квалифицированной подписью.
• Входящий УПД - универсальный документ поставщика, который становится первичкой после проверки и приёмки.
• Отклонение - мотивированный отказ в операторе: не та номенклатура, не та сумма, не та сторона договора.

• Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
• Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
• Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
• Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

• Доступ в сервис ЭДО на учётную запись клиники, не личную почту бухгалтера.
• Реестр контрагентов с ЭДО и ответственный за приёмку товара.
• Инструкция отклонения с типовыми формулировками.