Бухгалтерия
СОП №5: Нумерация и хранение первички
Тема №1. Организация учёта и документооборота
1Область применения
Стандарт задаёт сквозную нумерацию по типам документов и юрлицам клиники, запрет дыр и дублей, место хранения бумажных подлинников и правила имени файла для сканов. Номер - идентификатор для кассы, актов и УПД, а не поле, которое правят, когда «некрасиво получилось».
Все исходящие бухгалтерские документы и входящие, которым клиника присваивает внутренний номер регистрации. Медицинская карта хранится по правилам меддокументации, этот СОП её не нумерует.
2Цель СОП
- Исключить два акта с одним номером и пропуски «потом вставим».
- Найти любой документ по номеру, дате и юрлицу за пять минут.
- Хранить подлинник отдельно от рабочего стола бухгалтера «в куче за монитором».
3Термины и определения
- Префикс - код типа документа и юрлица в номере, чтобы касса ООО «А» не пересекалась с ООО «Б».
- Регистрационный журнал - запись: номер, дата, контрагент или смена, сумма, место хранения.
- Подлинник - подписанный бумажный или юридически значимый электронный экземпляр, не фото с телефона.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Правила префиксов по юрлицам и типам документов.
- Коробки или папки по месяцам и журнал регистрации.
- Каталог сканов с шаблоном имени файла.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
На начало года зафиксируйте стартовые номера по каждому префиксу. Проверьте, что в базе запрещено ручное повторение номера. Для бумаги выделите место не в ресепшене и не в кабинете врача.
6.2. Выполнение
Присваивайте номер в момент оформления, сразу пишите в журнал и кладите подлинник в папку месяца. Скан именуйте: дата, тип, номер, контрагент. Испорченный бланк: пометка «аннулирован», хранение вместе с журналом, не уничтожение в урне стойки.
Номер занят - следующий свободный, дыру не заполняю. Удалить проведённый номер «чтобы красиво» нельзя.
6.3. Контроль
Ежемесячно выгружайте список номеров из базы и сверяйте с журналом. Дубль, пропуск без акта аннулирования или документ «нашёлся» с прошлым номером: разбор до закрытия месяца.
- Не перенумеровывайте уже переданные контрагенту или уже проведённые документы.
- Не храните подлинники кассы и актов в ящике администратора «пока бухгалтер заберёт когда-нибудь».