К содержанию

Бухгалтерия

СОП №4: Первичные документы клиники

Тема №1. Организация учёта и документооборота

  1. 1Область применения

    Стандарт определяет, что является первичным документом для учёта клиники: кассовые фискальные документы и отчёт смены, банковская выписка, акт оказанных медицинских услуг, УПД и накладная поставщика, акт лаборатории, расчётный листок и ведомость. Скрин CRM, голосовое «пациент заплатил» и правка плана врачом первичкой не являются.

    На каждую проводку в учётной базе. Исключений «маленькая сумма, проведём без бумаги» нет. Электронный документ принимается, если есть квалифицированная подпись или иной способ, закреплённый политикой.

  2. 2Цель СОП

    • Проводить только операции, у которых есть первичная форма с датой, суммой, сторонами и подписью.
    • Вернуть на доработку документ без обязательных реквизитов в тот же день.
    • Отделить медицинскую запись в карте от бухгалтерской первички.

  3. 3Термины и определения

    • Первичный документ - документ, которым оформлено хозяйственное событие и на котором строится проводка.
    • Обязательные реквизиты - наименование, дата, содержание факта, величина, подписи уполномоченных.
    • Некомплект - нет суммы, подписи, расшифровки услуги или привязки к договору и смене.

  4. 4Ответственные лица

    • Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
    • Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
    • Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
    • Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

  5. 5Материалы и оборудование

    • Альбом форм клиники: акт услуг, приходный складской, акт расхождений кассы.
    • Чек-лист реквизитов для кассы, банка, УПД и акта пациенту.
    • Журнал возврата документов с датой и причиной.

  6. 6Алгоритм действий бухгалтера

    6.1. Подготовка

    Держите альбом форм и образцы заполнения для стойки. Перед приёмкой пакета дня сверьте, что к кассовому отчёту есть Z-отчёт смены, а к выручке по этапам - акты, а не только статус «выполнено» у врача.

    6.2. Выполнение

    Примите документ, проверьте реквизиты, свяжите с договором и номенклатурой. Некомплект верните составителю. Проводку сделайте датой факта по документу, не датой, когда администратор «вспомнил прислать». План лечения не переписывайте: если услуга в акте не та, документ возвращается врачу и стойке, бухгалтер диагноз не правит.

    Проводка без первички - это вымысел. Карточка CRM подсказывает, что искать, но сама по себе в дебет не встаёт.

    6.3. Контроль

    Выборочно раз в неделю сверните три проводки с бумагой или файлом ЭДО. Расхождение суммы, даты или номенклатуры: сторно и запрос подлинника, не «подгонка» акта под оборотку.

    • Не создавайте проводку по сообщению в чате, скрину CRM или устной просьбе управляющего.
    • Не меняйте формулировку услуги в акте, чтобы «было похоже на план лечения».
СОП №3: График документооборотаСОП №5: Нумерация и хранение первички