Бухгалтерия
СОП №145: Регламент внутреннего контроля
Тема №6. Внутренний контроль и аудит
1Область применения
Стандарт задаёт, как бухгалтер клиники держит внутренний контроль: что сверяется, кто отвечает, как часто и что считается находкой. Контроль не заменяет кассу и директора, а показывает, сходятся ли CRM, касса, банк и учёт.
Клиника и сеть независимо от числа кресел и системы налогообложения. Регламент утверждает директор, бухгалтер ведёт календарь и фиксирует отклонения.
2Цель СОП
- Собрать сверки CRM, кассы, банка и учёта в один календарь, а не в чаты.
- Отделить находку с суммой и доказательством от «кажется, что-то не так».
- Не оставлять контроль только на закрытии месяца, когда след уже стёрт.
3Термины и определения
- Регламент контроля - письменный календарь сверок, владельцев, порогов эскалации и формы акта.
- Контур сверки - четыре источника одной суммы: CRM, касса или ККТ, банк, учётная база.
- Находка - расхождение с суммой, датой, источником и ответственным, зафиксированное не в мессенджере.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Соберите действующие СОПы кассы, банка, зарплаты и закрытия периода. Отметьте, какие сверки уже есть на бумаге, какие живут только в голове старшего администратора. Список доступов к CRM, кассе и базе положите рядом.
6.2. Выполнение
Утвердите у директора календарь: ежедневная касса, еженедельный контур, месячный пакет, точечные аудиты скидок, возвратов и расчётов с врачами. По каждой сверке назначьте владельца факта и владельца учёта. Порог «эскалация директору» запишите суммой, а не словами «крупное».
Контроль это календарь сверок и правило: находка без акта не закрыта. «Проверьте как-нибудь кассу» регламентом не является.
6.3. Контроль
Раз в квартал сверьте регламент с фактом журнала сверок: что делалось, что пропускалось, какие находки закрыты актом. Пункт, который три месяца не выполнялся, либо уберите письменно, либо верните в календарь с датой.
- Не держите регламент контроля только в личных заметках бухгалтера.
- Не закрывайте находку фразой «разобрались» без суммы, даты и подписи.