Бухгалтерия
СОП №144: Хранение налоговых регистров
Тема №5. Налоговый учёт и отчётность
1Область применения
Стандарт задаёт хранение налоговых регистров и комплектов деклараций клиники: КУДиР, книги НДС, регистры прибыли, расчёты льгот, описи требований. Архив должен переживать увольнение бухгалтера и смену компьютера. Личный ноутбук без копии это не архив клиники.
Регистры, декларации, квитанции ТКС, пакеты камералок, расчёты пропорций и льгот, электронные выгрузки базы на даты закрытия. Клинические карты сюда не складывают.
2Цель СОП
- Хранить регистры срок, который требует НК, и не короче, если идёт проверка или суд.
- Иметь копию вне рабочего места бухгалтера: сервер клиники или утверждённый архив.
- Выдавать регистр по году и налогу без восстановления «из головы».
3Термины и определения
- Налоговый регистр - книга или таблица, из которой собрана декларация: КУДиР, книги НДС, аналитика прибыли, расчёт доли медуслуг.
- Срок хранения - период, пока клиника обязана предъявить регистр, считая от года, когда он использовался в декларации.
- Выгрузка закрытия - снимок регистров и декларации на дату сдачи, который не затирается текущей работой в базе.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Политика архива, доступ, место хранения.
- Выгрузки периодов, бумажные описи, если ведёте.
- Реестр носителей и кто имеет доступ.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Проверьте, что по каждому сданному периоду есть выгрузка регистров, файл декларации и квитанции. Найдите годы, которые живут только на старом компьютере. Сверьте срок: не уничтожайте период, пока не истек срок и нет открытой проверки.
6.2. Выполнение
После каждой сдачи положите комплект в архив с именем года, налога и номера корректировки. Электронный архив копируйте. Доступ выдавайте по списку. Уничтожение бумажных копий только по акту после срока, без мешков «чтобы освободить шкаф» в дни проверки.
Регистр года лежит в архиве клиники, не только в моей базе. Выгрузку делаю в день сдачи декларации. Правка текущего учёта прошлую выгрузку не затирает.
6.3. Контроль
Раз в полгода тест: откройте регистр позапрошлого года без помощи того, кто его вёл. Смена бухгалтера включает передачу архива по описи. Потеря выгрузки это инцидент, её не «восстанавливают» новой книгой с датами прошлого.
- Не храните единственный экземпляр налоговых регистров на личном компьютере бухгалтера без копии клиники.
- Не пересобирайте архив прошлого года задним числом вместо той выгрузки, с которой сдавали декларацию.