К содержанию

Бухгалтерия

СОП №89: Реестр контрагентов

Тема №4. Расчёты с персоналом и контрагентами

  1. 1Область применения

    Стандарт описывает единый реестр контрагентов клиники: поставщики, лаборатории, арендодатель, маркетинг, внешние врачи, самозанятые. Оплата лицу, которого нет в реестре, равна платежу «в никуда». Реестр ведёт бухгалтер, карточку не заводит администратор из мессенджера.

    Любой новый получатель денег клиники до первого платежа и любое изменение реквизитов действующего контрагента.

  2. 2Цель СОП

    • Каждый получатель денег имеет карточку с реквизитами, договором и статусом проверки.
    • Не плодить дубли одного поставщика под разными названиями.
    • Блокировать оплату, пока карточка не полная.

  3. 3Термины и определения

    • Карточка контрагента - ИНН, КПП если есть, расчётный счёт, договор, вид услуг, дата проверки.
    • Статус в реестре - черновик, проверен, приостановлен, закрыт.
    • Дубль - вторая карточка того же ИНН или того же расчётного счёта без причины.

  4. 4Ответственные лица

    • Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
    • Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
    • Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
    • Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

  5. 5Материалы и оборудование

    • Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
    • Папка первичных документов и реестр договоров.
    • График документооборота и календарь отчётности.

  6. 6Алгоритм действий бухгалтера

    6.1. Подготовка

    Получите пакет: карточку с ИНН, реквизиты, договор или оферту, контакт ответственного. Проверьте, нет ли уже этого ИНН в базе. Не принимайте «оплатите вот этой ИП, это тот же поставщик».

    6.2. Выполнение

    Заведите карточку, приложите договор, поставьте статус «черновик» до проверки по СОПу контрагента. Реквизиты меняйте только по письму контрагента и новой проверке счёта. Дубль схлопните, историю платежей не размазывайте по двум карточкам.

    Пока контрагента нет в реестре, счёт не ставлю в календарь. Реквизиты из переписки в карточку сами не переезжают.

    6.3. Контроль

    Раз в месяц выгрузите платежи банка и сверьте получателей с реестром. Получатель вне реестра, смена счёта без письма, карточка без договора: разбор в тот же день.

    • Не оплачивайте получателя, которого нет в реестре, даже на малую сумму.
    • Не меняйте расчётный счёт контрагента по сообщению в мессенджере.
СОП №88: Расчётный счёт и платёжный календарьСОП №90: Проверка контрагента до оплаты