Бухгалтерия
СОП №90: Проверка контрагента до оплаты
Тема №4. Расчёты с персоналом и контрагентами
1Область применения
Стандарт фиксирует проверку контрагента до первой оплаты и при смене реквизитов: ЕГРЮЛ, статус, директор, массовый адрес, совпадение счёта с карточкой. Бухгалтер не «верит поставщику расходников», пока факты не сходятся. Проверка не заменяет договор, но без неё договор не запускает платёж.
Первая оплата новому контрагенту, смена расчётного счёта, разовая оплата физлицу или самозанятому свыше лимита клиники.
2Цель СОП
- Не отправить деньги фирме-однодневке или на чужой счёт.
- Зафиксировать дату проверки и источник в карточке.
- Остановить платёж при красном флаге до решения директора.
3Термины и определения
- Проверка контрагента - сверка ИНН, статуса, руководителя и банковских реквизитов с открытыми данными и договором.
- Красный флаг - ликвидация, недостоверные сведения, несовпадение директора, счёт не той организации.
- Повторная проверка - контроль при смене реквизитов или после перерыва в поставках дольше квартала.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Откройте карточку, договор, счёт на оплату и выписку из реестра. Сверьте ИНН на счёте с договором. Поднимите статус юрлица, руководителя и расчётный счёт. Скрин или выгрузку положите в папку контрагента.
6.2. Выполнение
Если данные сходятся, поставьте статус «проверен» и дату. Если флаг есть: не проводите платёж, напишите директору факт, не оценку «наверное нормально». Для самозанятого проверьте статус на дату оплаты, не «он вчера был в приложении».
Счёт красивый, а ИНН в стадии ликвидации: не плачу. Сначала проверка, потом календарь.
6.3. Контроль
Выборочно раз в месяц перепроверьте трёх контрагентов с крупными оборотами. Оплата после красного флага без письменного решения директора: инцидент, не «так исторически».
- Не проводите первую оплату без отметки о проверке в карточке.
- Не принимайте реквизиты только с печати счёта, если они расходятся с договором.