К содержанию

Бухгалтерия

СОП №91: Договор с поставщиком

Тема №4. Расчёты с персоналом и контрагентами

  1. 1Область применения

    Стандарт описывает, без какого договора бухгалтер не ставит поставщика в оплату: предмет, цена или порядок цены, срок, закрывающие документы, реквизиты. Счёт без договора на регулярные поставки не основание для платежа. Договор подписывает директор, бухгалтер проверяет комплект и хранит скан.

    Поставки материалов, оборудования, сервиса, софта, охраны, клининга и любых регулярных услуг клинике.

  2. 2Цель СОП

    • Не оплачивать регулярные поставки по разовому счёту без договора.
    • Сверить реквизиты и предмет договора со счетами.
    • Держать актуальный скан в папке контрагента до оплаты.

  3. 3Термины и определения

    • Действующий договор - подписанный обеими сторонами документ с сроком, который покрывает дату счёта.
    • Приложение к договору - спецификация, прайс, объём, без которых сумма счёта не читается.
    • Разовый счёт - оплата без рамочного договора, допустимая только в лимите и с подписью директора.

  4. 4Ответственные лица

    • Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
    • Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
    • Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
    • Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

  5. 5Материалы и оборудование

    • Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
    • Папка первичных документов и реестр договоров.
    • График документооборота и календарь отчётности.

  6. 6Алгоритм действий бухгалтера

    6.1. Подготовка

    Запросите скан подписанного договора, приложений и доверенности, если подписывал не директор контрагента. Сверьте ИНН, адрес, предмет. Просроченный договор не считайте основанием, пока нет допсоглашения.

    6.2. Выполнение

    Положите договор в карточку, отметьте дату окончания. Счёт принимайте только внутрь срока и предмета. Если привезли «как обычно» без договора, остановите оплату и верните пакет управляющему. Разовый платёж сверх лимита не проводите.

    Договор есть, срок живой, спецификация совпадает со счётом. Иначе поставщика в календарь не ставлю.

    6.3. Контроль

    Ежемесячно список контрагентов с оборотом и пустой папкой договора. Поставщик с оплатами и без договора выходит на разбор с директором, а не «потом подпишем».

    • Не оплачивайте регулярные поставки по счёту, если договора нет или срок истёк.
    • Не храните договор только у управляющего в почте: без скана в учёте оплаты нет.
СОП №90: Проверка контрагента до оплатыСОП №92: Акт и счёт-фактура поставщика