СОП №92: Акт и счёт-фактура поставщика

Стандарт фиксирует закрывающие документы поставщика: накладная или акт, счёт-фактура или УПД, если клиника принимает НДС к учёту. Оплата без закрывающего документа превращает поставку в аванс или в дыру. Бухгалтер не проводит расход «по факту привезли», пока пакет не полный.

Каждая поставка материалов, работ и услуг, которая должна сесть в затраты или на склад.

• Связать оплату, приход на склад или услугу и закрывающий документ.
• Не принимать акты с чужим ИНН, пустым объёмом или суммой, не равной счёту.
• Вовремя вернуть поставщику пакет на исправление, а не править самим.

• Закрывающий документ - акт, накладная, УПД, которые подтверждают, что поставка состоялась.
• Расхождение пакета - количество, цена, НДС или наименование не совпадают со счётом и фактом приёмки.
• Черновик прихода - запись в учёте до получения исправленного документа, без права оплаты как «закрыто».

• Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
• Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
• Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
• Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

• Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
• Папка первичных документов и реестр договоров.
• График документооборота и календарь отчётности.