Бухгалтерия
СОП №75: Размен и разменный фонд
Тема №3. Кассовая дисциплина и контроль операций
1Область применения
Стандарт отделяет разменный фонд от выручки. Фонд - закреплённая сумма для сдачи, не личные купюры кассира «пока не разменяем». Бухгалтер учитывает фонд, проверяет его при ревизии и не пополняет ящик из своего кошелька.
Открытие кассы, выдача размена, ревизия ящика и любой день, когда сдачу дают из личных денег смены.
2Цель СОП
- Размер фонда утверждён и не смешивается с выручкой дня.
- Выручка не «занимает» фонд, фонд не «занимает» выручку без ордера.
- Личные купюры кассира не считаются кассой клиники.
3Термины и определения
- Разменный фонд - фиксированная сумма наличных для сдачи, закреплённая за кассой.
- Размен - операция обмена купюр без изменения остатка кассы, либо пополнение фонда по ордеру.
- Личные деньги кассира - купюры сотрудника, которые в ящике клиники жить не должны.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Знайте утверждённый размер фонда и где он лежит: отдельно от пачки выручки. К открытию смены кассир принимает фонд по пересчёту. Заявку на пополнение фонда готовьте расходным ордером с банка или из сверхлимита по правилу, не «скинемся».
6.2. Выполнение
При ревизии сначала выделите фонд, потом считайте выручку. Недостаток фонда - тот же разрыв, что недостача выручки, только по другой строке. Не кладите свои купюры в ящик «на сдачу» и не забирайте фонд домой на выходные.
Фонд - это сумма приказа, не кошелёк администратора. Сдачу из своих не даём, фонд в карман не забираем.
6.3. Контроль
Ревизия ящика всегда показывает фонд отдельно. Фонд, который «плавает» вместе с выручкой, и сдача из кошелька кассира - нарушение кассовой дисциплины.
- Не пополняйте размен из своего кармана и не просите это у смены.
- Не уносите разменный фонд домой и не смешивайте его с выручкой без учёта.