Бухгалтерия
СОП №74: Личные карты сотрудников: запрет
Тема №3. Кассовая дисциплина и контроль операций
1Область применения
Стандарт запрещает принимать оплату клиники на личные карты и электронные кошельки сотрудников. Это не «временный эквайринг», а вывод денег из учёта. Бухгалтер ищет такие переводы в выписках и опросе смен и сам не даёт пациенту свой номер карты.
Любой канал, где пациенту называют карту, телефон или ссылку сотрудника вместо кассы клиники, включая «терминал не работает».
2Цель СОП
- Деньги пациентов идут только на кассу, расчётный счёт и официальный виджет.
- Факт личной карты всплывает как инцидент, а не как привычка филиала.
- Возврат с личной карты сотрудника не считается кассовой операцией клиники.
3Термины и определения
- Личная карта - карта, кошелёк или счёт сотрудника, не клиники.
- Обход кассы - расчёт с пациентом вне ККТ и вне расчётного счёта клиники.
- Инцидент личной карты - любой факт, что пациенту назвали личные реквизиты для оплаты лечения.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Сверьте выписку, чаты записи и жалобы «я уже переводил администратору». Сверьте визиты без чека ККТ при статусе «оплачено». Правило запрета должно висеть в кассовой инструкции смены, не только в голове бухгалтера.
6.2. Выполнение
Любой найденный перевод на личную карту оформите инцидентом: сумма, кто принял, какой визит, есть ли чек. Деньги должны вернуться в контур клиники по решению директора, не «оставим, потом в зарплату зачтём» без документа. Свою карту пациенту не давайте и наличные с такого обхода себе не оставляйте.
Карта клиники, виджет клиники, касса клиники. Моя карта, карта администратора и карта врача для оплаты визита закрыты.
6.3. Контроль
Инциденты личных карт копите в журнале и эскалируйте. Повтор - отстранение от кассы и разбор с директором. Бухгалтер, который сам принял на карту, тот же нарушитель.
- Не принимайте оплату лечения на свою карту и не разрешайте это смене.
- Не зачитывайте такие переводы «в зарплату» без письменного решения и без фискализации.