Бухгалтерия
СОП №62: Расходный кассовый ордер
Тема №3. Кассовая дисциплина и контроль операций
1Область применения
Стандарт описывает выдачу наличных из кассы: инкассация, подотчёт, возврат пациенту наличными, иные выплаты по приказу. Расход без ордера - не «мелочь смены», а дыра. Бухгалтер проводит расход по документу и не выдаёт деньги из своего кармана.
Любая выдача наличных из кассового ящика, включая размен сверх фонда и возврат пациенту, если правило клиники допускает возврат наличными.
2Цель СОП
- Каждый расход имеет ордер, основание и получателя с удостоверением, если это выдача человеку.
- Касса не финансирует закупки «с ящика» без подотчёта и без приказа.
- Возврат пациенту наличными не маскирует недостачу и не идёт на карту сотрудника.
3Термины и определения
- Расходный кассовый ордер - документ на выдачу наличных из кассы с основанием и получателем.
- Получатель - человек или инкассация, которым касса реально отдала купюры.
- Основание расхода - заявление, приказ, квитанция инкассации, решение о возврате.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Проверьте, что на расход есть письменное основание и что остатка кассы хватает без нарушения лимита после операции. Для выдачи человеку заранее правило: паспорт, подпись, сумма прописью. Пустой ордер «подпишем потом» не готовьте.
6.2. Выполнение
Проведите расход только после факта выдачи кассиром либо одновременно с инкассацией. Сверьте сумму ордера с актом, квитанцией банка или распиской. Если смене не хватило на возврат, не закрывайте дыру своими деньгами: это уже другая операция и другой риск.
Из ящика ничего не уходит «на словах». Ордер, основание, подпись получившего. Я эти купюры в карман не кладу и взаймы кассе не даю.
6.3. Контроль
Сверьте расходные ордера с кассовой книгой, с заявлениями на подотчёт и с возвратами в ККТ. Расход без основания и выдача «врачу на материалы наличными из ящика» без подотчёта - инцидент.
- Не подписывайте пустой расходный ордер «на всякий случай».
- Не выдавайте наличные из своего кармана и не компенсируйте кассу личными деньгами.