Бухгалтерия
СОП №63: Инкассация
Тема №3. Кассовая дисциплина и контроль операций
1Область применения
Стандарт задаёт сдачу наличных инкассаторам или взносом на расчётный счёт. Инкассация - это расход кассы с квитанцией, а не поездка администратора с сумкой в личном авто. Бухгалтер сверяет сумму сдачи и не возит выручку сам.
Плановая инкассация по графику, внеплановая сдача сверхлимита и любой взнос наличных на счёт клиники.
2Цель СОП
- Выручка покидает ящик только по графику или по факту сверхлимита, с описью.
- Сумма в квитанции инкассации равна расходному ордеру и акту пересчёта.
- Расхождение с инкассатором фиксируется на месте, а не «потом в банке разберёмся».
3Термины и определения
- Инкассация - сдача наличных уполномоченной службе или взносом в банк по правилу клиники.
- Сумка / опись - упаковка и перечень, которые сопровождают сдачу.
- Квитанция сдачи - документ инкассатора или банка, без которого расход кассы не закрыт.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Сверьте график, лимит и фактический остаток. Подготовьте расходный ордер на сумму сдачи. Предупредите смену: ящик пересчитывают до приезда инкассатора, посторонние к пересчёту не допускаются.
6.2. Выполнение
Зафиксируйте сумму, номер сумки или квитанции, время сдачи. Проведите расход в книге. Если инкассатор насчитал иначе, оставьте акт расхождения, кассу «не дополняйте» из кармана и не забирайте разницу себе. Поступление на расчётный счёт сверьте, когда банк покажет зачисление.
Инкассация закрывается квитанцией. Сумка в бардачке, «отвезу после смены» и моя личная поездка с выручкой - это не сдача.
6.3. Контроль
Сверьте инкассации периода с банком и с кассовой книгой. Срыв графика, сдача без квитанции и выручка, уехавшая с сотрудником домой, - эскалация директору.
- Не отправляйте выручку с сотрудником «как с инкассатором» без договора и квитанции.
- Не возите наличные клиники сами и не оставляйте их у себя до банка.