К содержанию

Бухгалтерия

СОП №114: Подотчётные суммы администратора

Тема №4. Расчёты с персоналом и контрагентами

  1. 1Область применения

    Стандарт отдельно держит мелкий подотчёт стойки: вода, канцы, курьер, срочная мелочь. Администратор не покупает материалы кресла на свою карту «чтобы не ждать закупку». Бухгалтер не пополняет личную карту стойки без лимита, заявления и чеков. Касса смены и подотчёт стойки не смешиваются.

    Подотчёт администраторов и старшего администратора на хозяйственные мелочи в лимите клиники.

  2. 2Цель СОП

    • Держать лимит подотчёта стойки и список разрешённых трат.
    • Закрывать каждую выдачу чеками на клинику.
    • Не превращать подотчёт в карманную кассу администратора.

  3. 3Термины и определения

    • Лимит стойки - максимум на руках у администратора, утверждённый директором.
    • Разрешённая трата - хозяйственная мелочь из списка, не импланты, не лаборатория, не зарплата курьеру наличными без договора.
    • Личная карта стойки - карта сотрудника, которую клиника не использует как расчётный счёт.

  4. 4Ответственные лица

    • Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
    • Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
    • Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
    • Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

  5. 5Материалы и оборудование

    • Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
    • Папка первичных документов и реестр договоров.
    • График документооборота и календарь отчётности.

  6. 6Алгоритм действий бухгалтера

    6.1. Подготовка

    Проверьте открытый подотчёт администратора, лимит, заявление. Не выдавайте сумму, если в кассе смены «не хватает размена»: это другой СОП.

    6.2. Выполнение

    Выдайте в пределах лимита, примите чеки и отчёт в срок смены или недели по правилу. Трату вне списка отклоните, сотрудник возвращает деньги. Пополнение «на карту, потом чеки пришлю» без лимита не проводите.

    Подотчёт стойки это лимит и чеки. Карта администратора не кошелёк клиники.

    6.3. Контроль

    Еженедельно остаток подотчёта стойки и пачка чеков. Чек на продукты «для смены» сверх списка, оплата поставщика с карты администратора: стоп и перевод на нормальную закупку.

    • Не оплачивайте поставщиков и врачей с подотчёта администратора.
    • Не держите на руках стойки сумму выше лимита «на всякий случай».
СОП №113: Командировки и подотчётСОП №115: Акт сверки с контрагентом