Бухгалтерия
СОП №126: Первичка для налоговой
Тема №5. Налоговый учёт и отчётность
1Область применения
Стандарт определяет, какая первичка клиники выдерживает налоговый запрос: акт, накладная, УПД, договор, чек, платёжка. Скрин чата, «врач подтвердил голосом» и бланк с датой вчерашнего дня после требования комплектом не считаются.
Любая сумма в налоговом регистре: выручка, расход, зачёт, возврат, агентское вознаграждение лаборатории, договор с врачом. Кассовый чек пациенту не заменяет акт с лабораторией и наоборот.
2Цель СОП
- Каждая налоговая сумма опирается на документ с датой, сторонами и содержанием.
- Не создавать документы задним числом после требования или перед декларацией.
- Добирать недостающую первичку датой реального получения, с письмом контрагенту, а не с новой «старой» датой.
3Термины и определения
- Первичка - документ о факте хозяйственной жизни, на котором стоит сумма в учёте.
- Комплект операции - договор или оферта, документ исполнения, оплата, если они нужны по типу сделки.
- Добор - получение недостающего документа после факта, с честной датой входящего, без подмены даты операции.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- График документооборота и реестр входящих.
- Папки поставщиков, лабораторий, аренды, ГПХ врачей.
- Журнал недостающих документов с датой запроса.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Перед закрытием периода выгрузите операции без вложения: лаборатория без акта, материалы без накладной, аренда без счёта, ГПХ врача без акта периода. Запросите контрагентов письменно. Сверьте, что даты на документах совпадают с поставкой и сменой, а не с «когда бухгалтер сел закрывать».
6.2. Выполнение
Примите документ в той дате, когда он получен, если факт был раньше и это добор. Не меняйте дату факта на дату печати. Операцию без документа не маскируйте соседним актом «пакетом». Для пациентов налоговая база опирается на кассу и договоры, не на устную скидку врача.
В регистр ставлю сумму только с первичкой. Если акта нет, сумма висит в ожидании, а не в расходе. Документ с вчерашней датой после требования не создаю.
6.3. Контроль
Реестр недостающей первички смотрите еженедельно. Документ, который появился после требования налоговой, проходит отдельную пометку: добор, а не новое событие прошлого года. Подделка даты это инцидент директору, не «закрыли хвосты».
- Не печатайте акты, накладные и договоры задним числом, чтобы закрыть пробел перед налоговой.
- Не принимайте в налоговый расход скрин переписки вместо закрывающего документа.