Бухгалтерия
СОП №20: Передача дел при смене бухгалтера
Тема №1. Организация учёта и документооборота
1Область применения
Стандарт фиксирует передачу дел: доступы, ЭП, банк-клиент, базы, архив, хвосты периодов, пароли хранилищ, незакрытые требования, реестр договоров. Устная фраза «там всё в 1С» передачей не является. Новый бухгалтер не принимает кассу клиники как часть дел.
Увольнение, выход на долгий больничный, смена аутсорсера, передача части контура (зарплата, первичная). Пока акт не подписан, ответственность за период не считается переданной.
2Цель СОП
- Составить опись всего, без чего учёт останавливается.
- Зафиксировать открытые хвосты и сроки, а не спрятать их.
- В день передачи отозвать доступы уходящего.
3Термины и определения
- Акт приёма-передачи дел - опись баз, ключей, архива, хвостов и подписи обеих сторон плюс директор.
- Хвост передачи - незакрытый период, требование, некомплект первички, спорный остаток.
- Переходный доступ - короткий срок, когда уходящий только поясняет, писать в базу уже не может.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Шаблон акта передачи с приложениями.
- Выгрузка пользователей, список токенов ЭП, описи архива.
- Реестр хвостов на дату передачи.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Зафиксируйте дату отсечения учёта. Закройте или явно опишите текущий месяц. Снимите копии баз. Соберите токены, коробки архива, договоры, письма ФНС, логины ЭДО. Сверьте, что наличные в сейфе считает кассир, не бухгалтер.
6.2. Выполнение
Пройдите опись вместе: открыли базу, открыли ЭДО, открыли банк на просмотр, достали три случайных документа из архива. Запишите хвосты. Подпишите акт. В тот же день: отзыв записи уходящего, смена паролей хранилищ, уведомление банка и оператора ЭДО по правилам клиники.
Передаю описи и хвосты, не «пароль на стикере». Кассу клиники я не сдаю и не принимаю: это контур кассира.
6.3. Контроль
Через пять рабочих дней новый бухгалтер подтверждает, что хвосты из акта живы в работе, а доступы уходящего мертвы. Нашли проводку под старым логином после даты акта: инцидент.
- Не передавайте учёт фразой «всё в облаке» без акта описи и хвостов.
- Не включайте в передачу дел приём наличных и ключи от денежного ящика кассира.