Бухгалтерия
СОП №72: Недостача в кассе
Тема №3. Кассовая дисциплина и контроль операций
1Область применения
Стандарт описывает недостачу наличных: акт, материально ответственное лицо, учёт и решение директора о взыскании. Недостача - не повод бухгалтеру или кассиру «скинуться». Бухгалтер считает и фиксирует, купюры в карман не перекладывает и дыру своими деньгами не закрывает.
Любой подтверждённый минус наличных после пересчёта, инкассации или ревизии ящика.
2Цель СОП
- Недостача оформлена актом с суммой, датой и ответственным за ящик.
- В учёте недостача видна, а не спрятана уменьшением выручки.
- Взыскание или списание - только по письменному решению, не по чату.
3Термины и определения
- Недостача - факт наличных меньше документального остатка.
- Материально ответственное лицо - сотрудник, за которым ящик закреплён на смену или период.
- Взыскание недостачи - удержание или иное возмещение по решению директора и закону, не самодеятельная «касса взаимопомощи».
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Соберите акт пересчёта, кассовую книгу, чеки наличных, список доступа к ящику за смену. Отделите возможный непробитый чек от пропажи купюр. Не начинайте разбор с обвинения в мессенджере.
6.2. Выполнение
Отразите недостачу в учёте по акту. Не уменьшайте выручку дня, чтобы «сошлось». Не принимайте купюры от кассира втихую без документа. Свои деньги в ящик не кладите. Проект решения о взыскании или списании отдайте директору, проводку удержания - только после его подписи и расчёта.
Недостача - акт и решение. Я её не покрываю, кассиру «доложи и молчим» не предлагаю, деньги клиники себе не забираю.
6.3. Контроль
Незакрытая недостача без акта и недостача, исчезнувшая из учёта через «корректировку выручки», - инцидент. Повтор по смене - ревизия доступа и отстранение от ящика до решения управляющего.
- Не покрывайте недостачу своими деньгами и не просите коллег скинуться.
- Не прячьте недостачу уменьшением выручки или чеком коррекции без оснований.