Бухгалтерия
СОП №71: Кассовый разрыв смены
Тема №3. Кассовая дисциплина и контроль операций
1Область применения
Стандарт фиксирует, что делать, когда пересчёт ящика не равен ожидаемому остатку по ордерам и чекам. Разрыв не замазывают личными деньгами до ухода смены. Бухгалтер оформляет акт и не покрывает дыру из своего кошелька.
Каждая передача смены и каждый внезапный пересчёт, где факт наличных не совпал с книгой и отчётом ККТ по налу.
2Цель СОП
- Разрыв назван суммой в акте до того, как смена разошлась.
- Личные деньги не используются как «временный мост».
- Причина ищется в чеках, ордерах и доступе к ящику, а не в пересказе.
3Термины и определения
- Кассовый разрыв смены - разница между ожидаемым остатком наличных и фактом пересчёта.
- Ожидаемый остаток - остаток книги плюс приход минус расход смены по документам.
- Акт разрыва - документ с суммой, участниками пересчёта и подписями.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Сверьте открытие смены, ордера, наличные чеки ККТ, выдачи и инкассацию. Пересчёт ведут кассир и второй сотрудник, не бухгалтер в одиночку с ключом. Телефоны и личные сумки к ящику в момент пересчёта не относятся.
6.2. Выполнение
Зафиксируйте факт, сумму и знак разрыва. Проводку недостачи или излишка не делайте «на глаз» до акта. Запретите смене закрыть тему фразой «я вечером докину». Свои купюры в ящик не кладите и излишек себе не забирайте.
Не сходится - пишем акт. Никто не докладывает из кармана и никто не забирает «лишнее» до разбора. Я тоже не докладываю.
6.3. Контроль
Каждый разрыв смены имеет акт, разбор и проводку по итогу. Повтор разрывов на одном кассире - эскалация управляющему, а не новая «устная договорённость».
- Не замазывайте разрыв личными деньгами кассира или бухгалтера.
- Не отпускайте смену без акта, если ящик не сошёлся.