Бухгалтерия
СОП №185: Недостача материалов
Тема №7. Учёт активов и материальных ценностей
1Область применения
Стандарт описывает, как клиника фиксирует недостачу композита, анестетика, имплантов и перчаток. Недостача - это акт и решение по МОЛ, а не «списали на приём, чтобы сошлось».
Результат инвентаризации склада и кабинетов, служебные проверки, факты вскрытой упаковки и пропажи из сейфа имплантов. Бой и брак с актом сюда входят отдельно от кражи.
2Цель СОП
- Оформить недостачу количеством, суммой, местом и ответственным.
- Не закрывать дыру склада списанием на несуществующие приёмы.
- Довести решение: удержание, списание на клинику, передача в служебное расследование.
3Термины и определения
- Недостача - факт остатка меньше учёта после пересчёта комиссии.
- Естественная убыль - норма потерь, если политика её вообще допускает; для имплантов обычно ноль.
- Вина МОЛ - вывод комиссии, а не автоматическое удержание с первой недостачи перчаток.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Зафиксируйте остаток учёта на дату пересчёта. Пересчитайте комиссией, не одним кладовщиком. Отделите бой с актом, просрок и чистое отсутствие. Соберите доступы: кто ходил на склад и в сейф.
6.2. Выполнение
Оформите сличительную ведомость и акт. Сумму недостачи проведите по правилам политики после письменного решения. Удержание с сотрудника только при основании и расчёте. Параллельно закройте дыру доступа: ключ, журнал, камера склада, если она есть.
Недостачу имплантов не размазывают по пломбам месяца. Сначала акт, потом решение директора, потом проводка.
6.3. Контроль
Повторная недостача тех же позиций в том же кабинете - уже не «ошибка списания». Сверьте, что после акта остаток учёта равен факту. Не оставляйте недостачу открытой до следующей годовой инвентаризации.
- Не списывайте недостачу материалов на выдуманные приёмы, чтобы сошёлся склад.
- Не удерживайте сумму с сотрудника без акта, расчёта и решения директора.