Бухгалтерия
СОП №158: Конфликт администратора и кассы
Тема №6. Внутренний контроль и аудит
1Область применения
Стандарт задаёт, как бухгалтер действует, когда администратор спорит с кассовым итогом, обвиняет коллегу или систему. Бухгалтер не встаёт на сторону смены и не «верит глазам»: фиксирует оба набора фактов и эскалирует.
Спор о сумме смены, об отсутствии чека, о «я не пробивал», о передаче кассы, о доступе коллеги под чужим логином.
2Цель СОП
- Сохранить след обеих версий до разбора, а не переписать кассу под более громкого.
- Развести ошибку учёта, сбой ККТ и конфликт людей.
- Не оставлять кассу в работе, пока спор о сумме открыт и наличные не опечатаны по правилу.
3Термины и определения
- Конфликт кассы - две несовместимые версии одной суммы смены или передачи.
- Версия смены - письменное объяснение администратора с временем и суммой, не голос в коридоре.
- Технический сбой - событие ККТ или CRM, подтверждённое логом, а не словами «кассы глючит».
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Остановите правки дня: не удалять чеки, не переоткрывать смену, не входить под чужим логином «показать как было». Сохраните выгрузки. Если спор о наличных, остаток фиксируется при свидетеле.
6.2. Выполнение
Соберите версии письменно. Сверьте CRM, ККТ, эквайринг, учёт. Если логин общий или пароль известен смене, это отдельный флаг доступа, не «так удобнее». Бухгалтер готовит справку фактов без оценки характера. Решение об удержании и допуске принимает директор или управляющий по регламенту, не бухгалтер в чате.
Я не выбираю, кто прав. Фиксирую вашу версию, версию коллеги, чеки и логи. Кассу не подгоняем под рассказ.
6.3. Контроль
Пока конфликт открыт, день в учёте висит как спорный, не как закрытый. Повтор общего логина после этого разбора это нарушение контроля доступов.
- Не подгоняйте проводки под версию администратора, чтобы смена ушла домой.
- Не разбирайте конфликт кассы голосовым чатом без письменных версий и выгрузок.