Бухгалтерия
СОП №87: Кассовые операции без администратора
Тема №3. Кассовая дисциплина и контроль операций
1Область применения
Стандарт задаёт, кто принимает деньги, если администратора нет: назначенный заместитель с материальной ответственностью, а не «любой, кто ближе к терминалу». Бухгалтер не становится кассиром по умолчанию и не уносит выручку смены, «пока никого нет».
Больничный и отгул кассира, пауза ресепшена, позднее окончание приёма, филиал с одним администратором.
2Цель СОП
- Касса не работает без назначенного кассира: либо заместитель, либо стоп платных расчётов по правилу директора.
- Врач, ассистент и бухгалтер не принимают оплату «чтобы пациент не ждал», если они не назначены.
- Смена без администратора всё равно закрывает ККТ и акт остатка.
3Термины и определения
- Назначенный кассир - сотрудник из приказа или графика, кто принял ящик под подпись.
- Стоп кассы - запрет принимать оплату, пока нет назначенного кассира, кроме прямо описанного исключения директора.
- Замещение кассы - передача ящика заместителю с пересчётом, не брошенный терминал в зале.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Держите список заместителей и их обязательства. ККТ и ящик не оставляйте залогиненными под ушедшим администратором. Пациентам заранее правило: расчёт только на кассе, не в кабинете врача наличными в карман.
6.2. Выполнение
Если администратора нет, проверьте, принял ли заместитель ящик актом. Если заместителя нет, фиксируйте стоп кассы и эскалируйте управляющему. Не садитесь за терминал без назначения. Не принимайте купюры «передадите администратору завтра» и не храните их у себя.
Нет назначенного кассира - нет приёма денег. Я не подменяю ресепшен «на пять платежей» и выручку с собой не забираю.
6.3. Контроль
Платежи в часы без кассира, чеки под логином ушедшего сотрудника и наличные, ночевавшие у бухгалтера или врача, - инцидент. График замещения без дыр пересматривайте после каждого срыва.
- Не принимайте оплату пациентов, если вы не назначенный кассир смены.
- Не уносите и не храните выручку «пока администратора нет».