Бухгалтерия
СОП №86: Доступ к кассовому ящику
Тема №3. Кассовая дисциплина и контроль операций
1Область применения
Стандарт фиксирует, кто открывает кассовый ящик, где ключ, как логируются внеочередные открытия. Ящик - не общая тумбочка ресепшена. Бухгалтер контролирует список доступа и не берёт ключ «на всякий случай посчитать без свидетелей».
Выдача ключа, смена кассира, ночные открытия, доступ техника к ККТ и любой случай, когда ящик открыли вне расчёта с пациентом.
2Цель СОП
- На смену ящик закреплён за одним материально ответственным.
- Внеочередное открытие имеет причину и второго человека, если правило клиники так задаёт.
- Бухгалтер, врач и управляющий не имеют бесконтрольного личного ключа «на всякий случай».
3Термины и определения
- Кассовый ящик - место хранения наличных кассы и разменного фонда.
- Ключ смены - средство доступа, учтённое за кассиром дня.
- Внеочередное открытие - открытие ящика не для расчёта с пациентом.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Ведите журнал ключей: кому выдан, когда сдан, дубликаты где. Сейф с дублем - по приказу директора, не в ящике стола бухгалтера. Технику ККТ допускайте без доступа к купюрам, либо купюры извлекают до сервиса комиссией.
6.2. Выполнение
При смене ответственного пересчитайте ящик комиссией и пересдайте ключ. Факт открытого ящика без кассира оформите. Если нашли ящик открытым, не забирайте наличные «чтобы сохранить»: вызовите второго сотрудника, акт, пересчёт. Свои руки в пачке без акта - уже инцидент.
Ящик открывает кассир смены. Мой ключ «просто проверить» без комиссии - нарушение. Купюры оттуда не беру.
6.3. Контроль
Сверьте журнал ключей, записи открытий ККТ и разрывы смен. Дубль ключа без учёта и бухгалтер, который считает ящик один, - красный флаг.
- Не храните бесконтрольный дубль ключа ящика у себя.
- Не открывайте ящик и не пересчитывайте купюры без второго лица, если это ревизия или внеочередной доступ.