Бухгалтерия
СОП №191: Форменная одежда
Тема №7. Учёт активов и материальных ценностей
1Область применения
Стандарт задаёт учёт медицинской формы, сменной обуви и именных комплектов клиники. Форма - не подарок сотрудника и не «расход ресепшена». Её выдают, носят срок, возвращают или списывают по износу.
Комплекты врачей, ассистентов, администраторов и технички. Личная одежда сотрудника, которую клиника не закупала, в учёт не входит.
2Цель СОП
- Оприходовать закуп формы и выдать под подпись с нормой комплектов.
- Списать износ актом, а не выдавать новый комплект каждую неделю без журнала.
- Вернуть форму при увольнении или зафиксировать удержание по правилам.
3Термины и определения
- Норма выдачи - сколько комплектов и на какой срок получает должность.
- Карточка выдачи - сотрудник, размер, дата, подпись, срок носки.
- Износ формы - состояние, при котором комплект списывают комиссией, а не сотрудник выносит домой.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Сверьте закуп, остаток склада формы и список сотрудников в сменах. Поднимите нормы выдачи. Отметьте тех, у кого комплектов больше нормы или нет подписи.
6.2. Выполнение
Приходуйте поставку, выдавайте по норме с подписью. Дополнительный комплект - отдельное решение, не «взял со склада сам». При увольнении требуйте возврат или оформляйте недостачу. Грязную форму в стирку не считайте списанием.
Новый халат без подписи в карточке - недостача склада одежды. Уволенный врач без возврата комплекта - открытая выдача, а не закрытый расход.
6.3. Контроль
Раз в квартал сверка: склад формы, карточки выдачи, фактические комплекты в раздевалке. Закуп «ещё 40 халатов» при полном шкафу без норм - сбой. Удержания только по кадровому и бухгалтерскому основанию.
- Не списывайте всю закупленную форму в расходы в день прихода без выдачи сотрудникам.
- Не выдавайте комплекты без подписи и без нормы по должности.