Бухгалтерия
СОП №33: Авансы пациентов
Тема №2. Учёт доходов и расходов
1Область применения
Стандарт держит деньги пациента до закрытия этапа на счёте авансов, а не в выручке. Предоплата импланта, ортопедии, наркоза и брони слота - обязательство клиники. Бухгалтер не «закрывает аванс в доход», пока врач не закрыл этап.
Любая предоплата и частичная оплата до выполнения работы, включая сертификаты и депозит на план. Не путать с полной оплатой уже сданного этапа.
2Цель СОП
- Видеть долг клиники перед пациентами отдельно от дохода периода.
- Привязать каждый аванс к карте, этапу и сумме сметы.
- Не кормить P&L предоплатами в конце месяца.
3Термины и определения
- Аванс пациента - поступившие деньги за работу, которую клиника ещё не закрыла как этап.
- Зачёт аванса - перевод суммы в выручку в момент закрытия этапа, не раньше.
- Бесхозный аванс - платёж без карты, этапа или сметы; к закрытию периода не допускается.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Соберите реестр незачтённых авансов: пациент, этап, дата платежа, сумма, чек. Сверьте с CRM-балансами. Пометьте платежи без этапа и авансы старше правила клиники по сроку хранения.
6.2. Выполнение
Новые поступления без закрытого этапа ставьте на авансы с аналитикой пациента и этапа. При закрытии этапа зачтите ровно сумму этого этапа, остаток оставьте. Возврат аванса не маскируйте отрицательной выручкой, если доход ещё не признавался. Бесхозный платёж разберите в тот же период.
Аванс - это не «уже наши». Это деньги пациента за этап, которого ещё нет. В доход они встанут, когда врач закроет работу, а не когда касса пробила чек.
6.3. Контроль
На закрытии месяца расшифровка авансов равна сальдо счёта. Сумма не «примерно как касса». Авансы без карточки и этапа - стоп закрытия. Сверьте зачёты с реестром закрытых этапов.
- Не кидайте предоплату в выручку, чтобы выполнить план месяца.
- Не держите аванс без привязки к пациенту и этапу плана.