Бухгалтерия
СОП №150: Аудит возвратов
Тема №6. Внутренний контроль и аудит
1Область применения
Стандарт описывает аудит возвратов денег пациенту: исходный платёж, основание, канал возврата, совпадение CRM, кассы и учёта. Возврат наличными по карточному чеку и возврат «другу администратора» это разные риски.
Все возвраты, частичные возвраты и зачёты предоплаты за период, включая гарантию и отказ до старта этапа.
2Цель СОП
- Каждый возврат связать с исходным платежом и основанием, а не с устной просьбой.
- Вернуть деньги тем же каналом, которым платили, если правило клиники иное не подписано.
- Не маскировать недостачу и скидку под возврат.
3Термины и определения
- Возврат - выплата пациенту ранее принятых денег с основанием и связкой на исходный чек.
- Канал возврата - наличные, карта, перевод на те же реквизиты, с которых пришла оплата.
- Зачёт предоплаты - перенос суммы на другой этап того же пациента, не выдача денег из кассы.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Соберите реестр возвратов из кассы и CRM, исходные чеки, заявления пациентов, решения управляющего. Отметьте возвраты без исходного платежа и возвраты не тому же пациенту.
6.2. Выполнение
По каждой строке: исходная оплата существует, сумма не больше остатка, канал совпал или акт на другой канал подписан, в учёте та же сумма. Частый возврат одной смены, возврат в конце дня без заявления и возврат «родственнику сотрудника» вынесите в красный флаг. Зачёт предоплаты не оформляйте как выдачу наличных.
Возврат это исходный чек, основание, канал и проводка. Наличные «просто отдать» по карточному платежу без акта не проводим.
6.3. Контроль
Реестр возвратов месяца входит в закрывающий пакет. Расхождение канала или отсутствие исходного чека не закрывается комментарием администратора.
- Не выдавайте возврат наличными по безнальной оплате без письменного решения.
- Не проводите возврат без связки на исходный платёж в CRM и кассе.