Бухгалтерия
СОП №154: Аудит маркетинговых платежей
Тема №6. Внутренний контроль и аудит
1Область применения
Стандарт описывает аудит платежей на рекламу, агентства, блогеров и «лиды»: договор, акт, счёт, связь с кабинетом рекламы. Наличные «блогеру в конверте» и оплата с личной карты маркетолога в учёт не проходят молча.
Все платежи, помеченные как маркетинг, PR, лиды, посевы и «продвижение врача», включая компенсации личных карт.
2Цель СОП
- Каждый маркетинговый платёж привязать к договору или письменному решению директора.
- Сверить сумму с кабинетом рекламы или актом агентства, а не с перепиской.
- Не принимать наличную выплату блогеру как «представительские» без пакета документов.
3Термины и определения
- Маркетинговый платёж - оплата трафика, агентства, площадки, блогера, посева, подписки на лиды.
- Акт оказания - документ, что услуга за период оказана, с суммой и периодом, не скрин чата.
- Личная карта маркетинга - оплата рекламы с карты сотрудника, которая требует возмещения по чекам.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
- Папка первичных документов и реестр договоров.
- График документооборота и календарь отчётности.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Выгрузите платежи с назначениями «реклама», «маркетинг», «SMM», возмещения карт. Запросите договоры, акты, доступы к кабинетам или отчёт агентства за тот же период.
6.2. Выполнение
Сверьте платёж с договором и актом. Сумма кабинета должна быть объяснима: налог площадки, агентская комиссия, остаток. Платёж физлицу без договора и без идентификации услуг вынесите в флаг. Возмещение личной карты только по чекам на клинику, не «пакетом за квартал наличными».
Маркетинг это договор, акт и сумма, которая бьётся с кабинетом или отчётом агентства. Конверт блогеру в расход месяца не кладём.
6.3. Контроль
Строка маркетинга в P&L не принимается, пока выборка платежей не сверена. Повтор оплаты без акта останавливает следующие платежи этому контрагенту.
- Не проводите маркетинговый расход без договора или без решения директора на разовую сумму.
- Не возмещайте личную карту пакетом наличных без чеков на клинику.