К содержанию

Администраторы

СОП №1: Регистрация и хранение меддокументации

Пакет №1. Юридическая и финансовая безопасность

  1. 1Область применения

    Стандарт описывает, как администратор стоматологической клиники регистрирует, комплектует и хранит медицинскую документацию пациента. Он не заменяет работу врача и не даёт права править клинические записи.

    Применяется во всех филиалах при первичном визите, повторном приёме и выдаче копий документов пациенту.

  2. 2Цель СОП

    • Собрать полный пакет документов до начала лечения.
    • Исключить потерю амбулаторной карты, договоров и согласий.
    • Обеспечить доступ врача к актуальным данным в CRM.
    • Соблюдать сроки хранения и режим доступа к меддокументации.

  3. 3Термины и определения

    • Меддокументация - карта, согласия, договоры, снимки и закрывающие документы по пациенту.
    • Регистрация - создание или обновление карточки пациента в CRM в день визита.
    • Оригинал - бумажный экземпляр, который хранится в клинике, если это требует внутренний порядок.

  4. 4Ответственные лица

    • Администратор клиники - выполняет алгоритм, фиксирует данные, ведёт пациента по маршруту.
    • Старший администратор - контролирует стандарт, разбирает сбои, обучает смену.
    • Руководитель клиники - утверждает СОП и проверяет, что его соблюдают.

  5. 5Материалы и оборудование

    • Компьютер с CRM и сканером.
    • Папки или ячейки хранения по правилам клиники.
    • Список обязательных документов на ресепшене.

  6. 6Алгоритм действий администратора

    6.1. Проверка карточки

    До вызова в кабинет откройте карточку. Если пациента нет в CRM, создайте карточку по документу, удостоверяющему личность.

    • Сверьте Ф.И.О., дату рождения и телефон.
    • Не копируйте данные «с голоса», если есть паспорт или аналог.
    • Если документ не предоставлен, отметьте это в карточке и сообщите старшему администратору.

    6.2. Комплект на приём

    Соберите пакет: договор, согласия, анкета, направления. Врачу передаётся только то, что нужно для приёма.

    • Проверьте подписи и даты.
    • Скан сразу положите в карточку CRM.
    • Бумажный оригинал уберите в отведённое место, не оставляйте на ресепшене.

    6.3. Выдача копий

    Копии выдавайте только пациенту или законному представителю после идентификации.

    Сейчас сверю документ и подготовлю копии. Оригиналы карты из клиники не выдаём, только заверенные копии по правилам хранения.

    6.4. Архив и доступ

    • Не оставляйте карты в зоне ожидания.
    • Не отправляйте меддокументацию в личные мессенджеры.
    • Ошибку в карточке не замазывайте: передайте старшему администратору.
Все пакеты администраторовСОП №2: Заполнение и хранение договоров