К содержанию

Генеральный директор

СОП №112: Сроки хранения меддокументации

Тема №3. Юридическая и регуляторная ответственность

  1. 1Область применения

    Стандарт закрепляет, что амбулаторные карты, снимки, ИДС и договоры нельзя уничтожать «чтобы освободить шкаф». Директор утверждает таблицу сроков и место архива. Электронный архив без резервной копии не считается хранением.

    Применяется в клинике и сети независимо от числа кресел. Генеральный директор не делегирует финальную подпись, если решение меняет деньги, лицензию или репутацию.

  2. 2Цель СОП

    • Утвердить таблицу сроков по типам документов и назначить хранителя архива.
    • Не уничтожать документы до срока, даже если пациент «давно не ходит».
    • Обеспечить читаемость снимков и карт через годы, не только в текущей CRM.

  3. 3Термины и определения

    • Срок хранения - минимальный период, пока документ нельзя уничтожить.
    • Архив - место и система, где документ можно найти по пациенту и дате.
    • Уничтожение - акт с комиссией. Пакет в мусор уничтожением не является.

  4. 4Ответственные лица

    • Генеральный директор - принимает решение, фиксирует его письменно и проверяет исполнение.
    • Управляющий клиникой - собирает факты, считает варианты, исполняет поручение.
    • Главный врач - даёт клиническую оценку риска и не подменяет бизнес-решение.

  5. 5Материалы и оборудование

    • Таблица сроков, утверждённая директором.
    • Регламент бумаги и электроники, договоры на облако снимков.
    • Акты выдачи в архив и уничтожения.

  6. 6Алгоритм действий генерального директора

    6.1. Подготовка

    Соберите, где лежат бумажные карты, ИДС, договоры, плёнки и облако КТ. IT показывает резервные копии и срок, пока файл ещё открывается. Главврач показывает, что будет, если суд запросит карту пятилетней давности.

    6.2. Решение

    Утвердите таблицу сроков и запрет самовольного вывоза архива на дачу главврача. При смене поставщика PACS и CRM потребуйте выгрузку. Уничтожение только комиссией по акту после срока.

    Карты и снимки не уничтожаем до срока в таблице. Смена CRM не повод потерять архив: миграция идёт с проверкой выборки, не «потом догрузим».

    6.3. Контроль

    Раз в год выборочно запросите 10 старых карт и 10 снимков. Ненаход является инцидентом архива. Переезд клиники включает план перевозки архива, не коробки в такси без описи.

    • Не выкидывайте карты «неактивных» пациентов без срока и акта.
    • Не держите единственную копию архива на личном диске врача.
СОП №111: Печать и электронная подписьСОП №113: Выдача копий медицинских карт