К содержанию

Бухгалтерия

СОП №163: Журнал изменений проводок

Тема №6. Внутренний контроль и аудит

  1. 1Область применения

    Стандарт описывает журнал, без которого внутренний контроль слеп: кто изменил проводку, когда, какую сумму, зачем. Если база позволяет править молча, бухгалтер обязан компенсировать это внешним журналом и запретом тихих правок.

    Любая правка уже проведённого документа, сторно, изменение даты, суммы, счета, аналитики врача или статьи.

  2. 2Цель СОП

    • Видеть историю правки, а не только последнюю сумму.
    • Связать изменение закрытого дня с актом, а не с «опечаткой».
    • Не принимать базу, где проведённый документ исчезает без следа.

  3. 3Термины и определения

    • Журнал изменений - лог или таблица: документ, старое, новое, пользователь, дата правки, основание.
    • Тихая правка - изменение суммы или даты без лога, без акта и без комментария.
    • Сторно вместо удаления - обратная проводка, которая оставляет исходную операцию видимой.

  4. 4Ответственные лица

    • Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
    • Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
    • Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
    • Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.

  5. 5Материалы и оборудование

    • Учётная база, банк-клиент и кассовые отчёты за период.
    • Папка первичных документов и реестр договоров.
    • График документооборота и календарь отчётности.

  6. 6Алгоритм действий бухгалтера

    6.1. Подготовка

    Проверьте, пишет ли база лог. Если нет, заведите журнал исправлений вручную и запретите правку проведенного без старшего бухгалтера. Выгрузите изменения за период до аудита.

    6.2. Выполнение

    Каждую правку проведенного оформляйте сторно плюс новая, либо записью журнала, если система так умеет. Дата операции и дата правки не должны совпадать молча, если правите прошлый день. Выборка журнала за месяц входит в закрывающий пакет: кто правил чаще всех, какие дни, какие суммы.

    Проведённое не стирают. Меняют сторно и новой строкой, с именем и причиной. Если лога нет, контроля нет.

    6.3. Контроль

    Тихая правка, найденная сверкой кассы и учёта, это флаг мошенничества или сбой доступа, не «технический момент».

    • Не удаляйте проведённый документ, чтобы «перепровести красиво».
    • Не меняйте дату и сумму закрытого дня без строки в журнале и без основания.
СОП №162: Контроль доступов в учётную базуСОП №164: Сверка банка и учёта